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Orcadia CS Version 3
Coordonnées de l’établissement
Affectation du produit annexe sur
la fiche
Affectation du produit annexe par
l’encaissement
Gestion Prépaiement / Postpaiement
Général :
Cette page contient les informations de base concernant la configuration de l’application.
L’année scolaire en cours et le trimestre sont renseignés.
L’établissement principal s’affiche sur les en-têtes des éditions avec les coordonnées entrées pour cet établissement (adresse, coordonnées bancaires, …)
Les périodes de chaque trimestre ainsi que le nombre de jours sont référencées dans les paramètres généraux. Le nombre de jours entré est indicatif et pourra être modulé sur chaque régime pour le calcul des remises d’ordre.
Il est possible de définir un mot de passe pour accéder à l’application. Le mot de passe choisi devra être entré et confirmé.
Lorsqu’un mot de passe est déjà entré, il convient d’entrer celui qui est vigueur afin de pouvoir en renseigner un nouveau.
Restauration :
La page Restauration permet de définir les horaires des différences services de restauration.
Il est conseillé de mettre des horaires larges qui incluent l’intégralité des différentes prestations liées à la restauration.
Lors d’une réservation à la journée, les horaires se définissent sur cet onglet.
Bourses :
La page Bourses permet de définir le montant de chaque bourse nationale : montant de la part cycle 2, montant des taux cycle 1, montant des différentes primes nationales (prime d’entrée, bourse au mérite, prime de qualification).
Pour chaque bourse, l’affectation par défaut peut être définie par l’utilisateur : déductible ou payable directement à la famille. Lorsqu’une bourse est mise en déduction, l’excédent de cette bourse sera par défaut reversée à la famille. Ce paramètre est configurable sur chaque fiche de manière individuelle.
Le paramètre "Déduction produits annexes" permet de déduire des bourses les créances sur les produits annexes à la restauration (voyages, dégradations,…).
Etats :
Cette page est liée à la configuration et au paramétrage des états.
Il est possible de définir le nombre maximum de chèques à afficher sur le bordereau. Il est également possible de définir les modes qui doivent être sélectionnés lors de l’édition du bordereau de remise de chèques.
La validation des FQE permet de figer les mouvements édités sur les fiches quotidiennes d’encaissement. De ce fait, tous ces mouvements ne sont plus modifiables par l’utilisateur.
Le "Numéro de FQE par année" permet de numéroter les FQE par année civile et de redémarrer une nouvelle numérotation au changement d’année civile.
La "Validation des ordres de recettes ticket" permet de lier les ordres de recettes et d’assurer une continuité dans les soldes à la fin de chaque période. Lorsque certaines différences apparaissent, les fiches concernés seront identifiées sur l’état.
Vie scolaire :
Cette page permet de définir les fonctionnalités autorisés lorsque le poste est identifié comme un poste "Vie scolaire", c'est-à-dire sans que les éléments financiers apparaissent.
Chaque poste peut être paramétré de manière différentes pour ces options.
Finances :
Les paramètres définis sur cette page permettent d’effectuer des choix dans l’affectation des mouvements.
Il est conseillé de modifier ces paramètres avec le service de maintenance car ils ont une implication financière sur les fiches.
Application :
Certains paramètres liés à l’utilisation de l’application sont définis dans cet onglet.
Il est également possible de redéfinir sur cette page les différentes options actives sur l’application.
Ces paramètres doivent être modifiés avec l’accord ou l’assistance du service de maintenance.
Affichage :
Ces paramètres permettent d’afficher des informations complémentaires sur certaines fonctionnalités.
L’affichage des boutons d’accès rapide est défini sur cette page.
Il est également possible de définir l’affichage d’une mention spécifique sur la fiche individuelle pour les boursiers ainsi que le montant des bourses.
La fonction Gestion / Etablissements permet de visualiser et de modifier les coordonnées de l’établissement.
Toutes les informations affichées dans la fenêtre de l’établissement sont modifiables.
Le nom et l’adresse de l’établissement défini comme établissement principal seront affichés sur l’en-tête des états.
Sur les listes financières, les coordonnées financières seront notées : organisme, domiciliation, IBAN et BIC.
Le nom de l’Agent Comptable et du Chef d’Etablissement sont notés sur certaines éditions, sur l’état des droits constatés par exemple.
Le teneur de compte DFT (Dépôt de Fonds au Trésor) correspond à la Direction des Finances Publiques (DDFIP ou DRFIP) pour les établissements publics.
L’ICS (Identifiant Créancier SEPA) est l’identifiant obligatoire pour les prélèvements automatiques.
Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde des fichiers de manière régulière.
Etant donné que certaines manipulations ont des répercussions financières (décompte de repas, encaissements, …), il est conseillé de faire une sauvegarde par jour.
Pour sauvegarder les données, sélectionner la fonction Fichier / Sauvegarde.
Les destinations sont dépendantes des informations contenues dans le fichier de configuration.
Par défaut, les destinations sont : disque dur, disquette, autre
Lorsque la sauvegarde s’effectue sur disque dur, le fichier de sauvegarde ira s’écrire dans le répertoire Backup lié à l’application.
Lorsque le choix Autre est sélectionné, c’est l’utilisateur qui choisit la destination de la sauvegarde. Elle pourra être dirigée vers une clé USB, un disque dur externe, un répertoire du réseau.
Il est conseillé de faire une sauvegarde avant chaque procédure particulière, comme le paiement des bourses, une clôture trimestrielle ou annuelle, une importation de fichiers, …
Le paramètre "Sauvegarde des bases annexes" permet de joindre à la sauvegarde toutes les bases liées à l’applications : fichiers de photos, fichier d’archive des états, archives des courriers.
Le fichier de sauvegarde sera donc plus important.
La restauration des données permet de remettre en exploitation une ancienne base de données sauvegardée.
Pour restaurer une sauvegarde, utiliser la fonction Fichier / Restauration.
Sélectionner l’origine de la sauvegarde.
Pour restaurer un fichier anciennement sauvegardé sur le disque dur et renommé, il convient de choisir ‘Fichier interbase zippé (*.gbz)’.
Lorsque ce choix est sélectionné, l’utilisateur doit spécifier le répertoire dans lequel se trouve le fichier et sélectionner ce fichier.
Important
La restauration d’une sauvegarde remplace intégralement la situation en cours. C’est l’ancienne situation qui sera reprise et qui sera en exploitation après la restauration.
Dans les paramètres généraux sont définis les principaux éléments liés à la restauration : horaires des repas, passage de badges jetables, horaires de réservations, …
Chaque repas est traité de manière séparée pour la réservation associée.
L’utilisation des badges jetables est paramétré pour chaque repas également.
Les jours et les horaires des prestations su service restauration se définissent au moyen de la fonction Gestion / Prestations.
Les tranches horaires permettent de définir des plages horaires coupées pour une prestation.
L’horaire le plus large devra être entré, la prestation pourra ensuite être limitée par l’intermédiaire du régime et/ou de la division.
Les lecteurs définis pour le service de restauration sont attribués par défaut à la prestation.
Il est possible de limiter le passage sur certains lecteurs. Cette restriction d’accès peut également avoir lieu sur le régime et/ou la division.
Lorsque la prestation ouvre droit au calcul de la remise de principe, ce paramètre doit être activé.
Dans le cas contraire, la remise de principe ne sera pas calculée pour le forfait ou les repas consommés liés à cette prestation.
Le régime ou qualité permet à l’utilisateur de définir les prestations accordées, les horaires d’accès autorisés et les tarifs liés.
Le code d’importation du régime permet de proposer de manière automatique le régime lors d’une importation de fichier.
Associer la ou les prestations autorisées pour le régime. Pour chaque prestation, définir le type de fonctionnement financier (forfait ou ticket) ainsi que le type de paiement (prépaiement ou postpaiement).
Lors d’un fonctionnement au forfait, le montant correspond au montant trimestriel.
Un nombre de jours est associé à ce montant pour calculer la valeur des remises d’ordre proportionnellement au nombre de jours saisi.
Lorsque le décompte se fait au repas, le tarif correspond au prix d’un repas.
Dans la zone prélèvement est saisi le montant maximum du prélèvement mensuel. Cette somme est ajustée en fonction de la situation de la fiche lors du traitement de la procédure de prélèvement.
Cette somme sera prise en compte lorsque le paramètre Montant fixe sera coché sur la fiche dans la partie Prélèvement.
Le nombre de jours par semaine permet d’entrer un nombre maximum autorisé de jours de passages pour chaque semaine. Par défaut, cette valeur est à 7.
Lorsque la restauration est couplée à l’usage d’une réservation, les paramètres de réservation renseignent sur l’obligation de réserver.
Il est possible de forcer la réservation certains jours de la semaine. Ce paramètre se définit pour chaque jour de la semaine.
Le débit à la réservation, lorsqu’il est activé, décompte le repas lors de la réservation de ce dernier. Ainsi, la personne qui réserve un repas est décompté financièrement à ce moment.
Définir le nombre de passages autorisés. Cette définition est prise en compte uniquement pour le décompte au ticket.
Lors d’un fonctionnement au forfait, le nombre de passages est limité à un repas par prestation.
Lorsque toute la gestion financière des régimes au forfait est effectuée sur l’application, le paramètre ‘Droits constatés’ doit être activé.
Le droit à la prime d’internat doit être activé pour les régimes internes qui ouvrent droit à l’obtention de cette prime pour les boursiers.
Par défaut, les accès autorisés reprennent les plages horaires définis sur les prestations. Il est possible de redéfinir ces horaires et ainsi de limiter les horaires définis sur la prestation.
Pour obtenir les horaires précis liés à la prestation, se positionner sur la barre graphique qui représente les accès autorisés.
Cliquer sur la représentation graphique de l’autorisation pour la modifier. Cette modification s’appliquera à toutes les fiches liées à ce régime.
Pour définir un nouvel accès, cliquer sur le bouton correspondant, choisir la prestation concernée et entrer les jours et les heures d’accès souhaités.
Lorsqu’une suspension s’applique à l’intégralité d’un régime, cette suspension peut être saisie directement sur le régime.
Ainsi, toutes les fiches liées à ce régime auront la suspension sur leur fiche individuelle.
Il sera bien sûr possible de désactiver cette suspension pour quelques cas particuliers qui ne devront pas respecter cette suspension.
Saisir le service ou sélectionner ‘Tous services’ pour que cette suspension soit effective sur tous les services liés à l’application.
La saisie du motif de suspension n’est pas obligatoire.
Entrer les dates et les heures de suspension. Lorsque ces informations ne sont pas saisies, la suspension n’est pas limitée dans le temps, elle est effective dès sa validation, et ce sans limitation.
Plusieurs suspensions peuvent être saisies par avance, elles ne deviendront effectives qu’à compter de la date définie.
Pour supprimer une suspension définie sur le régime, activer la modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr.
Il est possible d’affecter un produit annexe à toutes les fiches liées à un régime.
Ce produit annexe pourra être désactivé pour quelques cas particuliers qui ne seraient pas concernés par cette affectation.
Entrer la date d’affectation du produit. C’est cette date qui sera prise en référence pour l’ordre de recettes des produits annexes.
Sélectionner le produit annexe à affecter et entrer le montant.
Pour supprimer un produit annexe affecté sur le régime, activer la modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr.
La division ou classe est un élément essentiel de la fiche de l’élève.
La division permet de définir des accès qui auront une implication sur les fiches individuelles.
Ces accès seront mis en place lors de l’utilisation de créneaux horaires spécifique par division en fonction des emplois du temps.
Lorsqu’il n’y a aucun accès défini sur la prestation, cela signifie que la division n’apporte aucune limitation de passage.
Les passages autorisés sur la fiche seront donc ceux qui sont définis sur le régime.
Par défaut, la grille des horaires liés à la division est vide. Pour entrer une définition de passages, activer la modification et cliquer sur le bouton ‘Nouvel accès’.
Sélectionner la prestation à définir et entrer les jours et les heures d’accès autorisés.
Dans l’exemple affiché ci-dessus, des accès ont été définis sur la division. Ainsi, les fiches associées à cette division seront limitées pour le déjeuner à :
- lundi et jeudi : de 11:00 à 12:30
- mardi et vendredi : de 12:30 à 13:30
- mercredi : de 11:00 à 13:30
Ces autorisations ne concernent que le repas du déjeuner. Ainsi, pour une fiche qui appartient à un régime autorisant des accès pour le matin et le soir, la définition d’accès faite sur la division n’aura pas d’incidence sur ces repas.
Lorsqu’une suspension s’applique à l’intégralité d’une division, cette suspension peut être saisie directement sur la division.
Ainsi, toutes les fiches liées à cette division auront la suspension sur leur fiche individuelle.
Il sera bien sûr possible de désactiver cette suspension pour quelques cas particuliers qui ne devront pas respecter cette suspension.
Saisir le service ou sélectionner ‘Tous services’ pour que cette suspension soit effective sur tous les services liés à l’application.
La saisie du motif de suspension n’est pas obligatoire.
Entrer les dates et les heures de suspension. Lorsque ces informations ne sont pas saisies, la suspension n’est pas limitée dans le temps, elle est effective dès sa validation, et ce sans limitation.
Plusieurs suspensions peuvent être saisies par avance, elles ne deviendront effectives qu’à compter de la date définie.
Pour supprimer une suspension définie sur la division, activer la modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr.
L’onglet Bourses de la division permet de définir par défaut les informations liées à la division : cycle, primes nationales.
Activer les primes associées à la division.
Ces primes seront affectées aux boursiers, sous certaines conditions liées au redoublement ou au trimestre courant par exemple.
Il est possible d’affecter un produit annexe à toutes les fiches liées à une division.
Ce produit annexe pourra être désactivé pour quelques cas particuliers qui ne seraient pas concernés par cette affectation.
Entrer la date d’affectation du produit. C’est cette date qui sera prise en référence pour l’ordre de recettes des produits annexes.
Sélectionner le produit annexe à affecter et entrer le montant.
Pour supprimer un produit annexe affecté à la division, activer la modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr.
Lors de la création d’une fiche, un numéro de badge est proposé. Cette valeur correspond au numéro suivant le plus grand numéro de badge utilisé.
Il est possible de modifier le numéro proposé et de saisir une autre valeur.
Lorsque le numéro saisi est déjà utilisé, un message en avertit l’utilisateur à la validation de la fiche.
Le régime, lors de son affectation sur la fiche, détermine le montant ainsi que les autorisations d’accès.
La division aura aussi une implication sur les autorisations d’accès lorsque des passages sont définis sur celle-ci.
C’est la division qui va également définir le type de bourses pour l’individu.
Dans l’exemple, la fiche est en régime DP 5 JOURS et en division 1ES1.
Les passages autorisés pour cette fiche sont les passages communs au régime et à la division.
Il est possible de redéfinir individuellement des passages propres à la fiche. Deux types d’accès peuvent être entrés sur la fiche :
- accès individu
- accès exclusif
L’accès individu permet d’ajouter des accès supplémentaires à ceux déjà définis.
Ces accès viendront s’ajouter à ceux existants, ils n’enlèveront aucune autorisation existante.
Pour définir un accès individu sur la fiche, activer la modification et cliquer sur le bouton ‘Nouvel accès’.
Lorsque plusieurs prestations sont autorisées pour la fiche, choisir la prestation sur laquelle les accès seront ajoutés.
Sélectionner le type d’accès : Accès individu.
Les heures de la prestation sont proposées. Entrer les heures souhaitées.
Les jours d’ouverture de la prestation sont activés par défaut. Laisser les jours souhaités cochés.
Dans l’exemple ci-dessus, l’accès individu va permettre d’autoriser un nouveau passage le lundi de 12:30 à 13:30.
Cet accès s’ajoute à ceux déjà définis pour le lundi (11:00-12:30). Ainsi, le lundi sera autorisé de 11:00 à 13:30
Il est possible d’entrer plusieurs accès individus sur une même prestation ou sur des prestations différentes.
Les accès exclusifs permettent de limiter les passages pour une prestation. Cette fonctionnalité est souvent utilisée pour définir les jours d’accès autorisés pour les forfaits modulés.
Ainsi, le régime ouvre tous les jours de la semaine et c’est individuellement que les jours et/ou les heures d’accès seront définis.
Contrairement à l’accès individu, l’accès exclusif inhibe les accès définis sur le régime et la prestation pour la prestation concernée.
Ce sont donc les autorisations entrées sur l’accès exclusif qui prévalent.
Cependant, les accès individu restent actifs et viennent s’ajouter aux accès exclusifs entrés.
Dans l’exemple ci-dessus, les accès autorisés pour la prestation du déjeuner seront lundi, mardi, jeudi et vendredi, de 12:00 à 13:00.
Si des accès supplémentaires (accès individu) ont été entrés sur cette fiche, ils s’ajouteront à ces autorisations.
Le fait de désactiver l’affichage des cumuls permet d’obtenir toutes les définitions d’accès liées à la fiche.
Pour modifier un accès individu ou un accès exclusif, activer la modification et positionner le curseur de la souris sur l’accès concerné.
Une bulle d’aide s’affiche en détaillant le type d’accès avec les horaires. Cliquer dessus pour avoir le détail.
L’accès s’affiche, il est possible de le modifier ou de le supprimer. Dès la validation, les accès autorisés sont recalculés et affichés sur la fiche.
La page Suspensions affiche et permet de définir les suspensions liées à la fiche individuelle.
Ces suspensions peuvent provenir du régime, de la division ou être saisies sur la fiche.
La définition d’une suspension comprend plusieurs critères. Le service est sélectionné (restauration par défaut). Un motif peut être entré.
Les dates de début et de fin de période permettent de limiter cette suspension dans le temps. La date de début et de fin sont inclues dans la suspension.
Il en est de même pour la définition des horaires.
Lorsque les dates et/ou les heures ne sont pas renseignées, la suspension n’est pas limitée dans le temps.
Ainsi, lorsqu’il n’y a pas de date, la suspension est illimitée. De même, lorsque les heures ne sont pas renseignées, la suspension est valable pour l’intégralité de la journée.
Il est possible de limiter uniquement la date de début ou la date de fin, l’heure de début ou l’heure de fin.
Suppression d’une suspension :
Seules les suspensions entrées individuellement sur la fiche peuvent être supprimées (ligne de couleur noire).
Les suspensions liées à une division ou à un régime (mention notée dans la colonne Origine) peuvent être désactivées mais ne peuvent pas être supprimées depuis la fiche individuelle.
Pour supprimer une suspension, activer le mode Modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr du clavier.
Pour désactiver une suspension liée à la division ou au régime, activer le mode Modification, se positionner sur la ligne concernée et décocher l’activation de cette suspension (1ère colonne du tableau)
Après la désactivation d’une suspension liée à la division ou au régime, cette dernière reste malgré tout affichée dans le tableau des suspensions mais n’est plus opérationnelle.
Cette sous-page de la fiche individuelle permet d’accéder aux historiques des accès et des mouvements financiers liés à la fiche. Ces différents choix sont accessibles au moyen d’une liste déroulante.
Le tableau de l’historique des accès répertorie les passages aux différents services. Un choix est possible par service au moyen de la liste déroulante située à droite.
Dans ce tableau sont mentionnés la date, l’heure, le badge utilisé, le service, la prestation, le message (en cas de refus), le montant (montant du repas décompté lors d’un passage à la restauration).
Les accès sont affichés par ordre décroissant. Ainsi, les passages les plus récents sont les premiers à être affichés dans le tableau.
Le fait de faire un double-clic sur un accès ouvre automatiquement la fenêtre des régularisations de passages et se positionne sur l’accès sélectionné.
Historique calendrier :
Cet écran présente, sous forme graphique simple, un total des passages par jour, par repas, avec un cumul.
Ce tableau est utile pour lors de vérifications pour les élèves en forfait modulé afin de visualiser le nombre de passages hebdomadaires de manière simple.
Pour régulariser un passage (ajout ou suppression d’un passage), sélectionner la fonction Gestion / Régularisation passage.
Presser le bouton Ajouter pour affecter un nouveau passage. Entrer le numéro de badge ou le nom de la personne.
La date du jour est proposée. Entrer l’heure du passage.
Le service Restauration est proposé par défaut. En fonction de l’heure, la prestation et le repas sont proposés.
Lorsqu’il s’agit d’un passage avec un décompte au repas, le solde est affiché.
Lors de la validation du passage, un message d’erreur s’affiche lorsqu’un problème est rencontré.
Malgré cela, il est possible de valider le passage. Le passage sera forcé et le montant du repas décompté sur la fiche individuelle.
Conseil
Pour la saisie des régularisations de passages pour un même repas, entrer les paramètres du premier passage avec l’heure et le jour et presser sur la touche Ajouter. Cette fonction permet de valider le passage en cours et de se replacer en mode création avec les mêmes informations concernant le jour et l’heure. Il suffit juste d’entrer le numéro de badge et de cliquer sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau passage.
La suppression d’un passage s’effectue au moyen de la fenêtre des régularisations de passages.
Le plus simple est de rechercher le passage dans l’historique de la fiche et de faire un double-clic sur ce tableau. La fenêtre s’ouvre automatiquement sur le passage concerné.
Les montants des parts de bourses et des différentes primes ainsi que leur affectation par défaut se définit dans les paramètres généraux de l’application.
Sélectionner la fonction Fichier / Paramètres Généraux et activer l’onglet Bourses.
Cet onglet affiche le montant des parts, des taux de bourses et des primes. Sélectionner pour chaque bourses si la déduction s’effectue par défaut.
La phase de traitement des bourses s’effectue en plusieurs parties.
Dans un premier temps, les bourses doivent être renseignées sur les fiches.
Les bourses qui sont affectées sur les fiches individuelles sont dépendantes de la division à laquelle appartient l’élève.
Pour définir les bourses liées à chaque division, sélectionner la fonction Gestion / Divisions, onglet Bourses.
L’affectation des bourses se fait dans un premier temps sur la division.
Définir le cycle de la division : cycle 1 = collège, cycle 2 = lycée.
Toutes les bourses définies sur la division seront affectées à chaque élève boursier de cette division.
Par contre, l’affectation de la prime d’internat est liée au régime. Cette bourse n’est attribuée qu’aux élèves boursiers qui sont internes.
C’est donc sur le régime que se définit le droit à la prime d’internat pour chaque régime.
Ainsi, il convient d’activer ce paramètre uniquement pour les régimes internes. L’activation de ce régime permettra d’attribuer la prime d’internat à chaque fiche de boursier qui appartient à ce régime.
Cette prime s’ajoute à celles définies dans la division.
Le droit à la remise de principe est dépendant de la prestation. En effet, tous les repas n’ouvrent pas droit au calcul de la remise de principe.
Lorsque la division et le régime sont correctement renseignés sur la fiche individuelle, le fait d’entrer le nombre de parts ou le taux de bourses affiche automatiquement toutes les primes liées à la division et au régime de l’élève.
Toutes les bourses et primes sont affichées dans le tableau de détail des bourses.
La remise de principe est calculée en fonction de la situation de l’élève. Selon les textes qui la régissent, la remise de principe s’applique sur le montant restant dû à la charge de la famille après déduction des bourses. Seule la prime d’équipement doit être exclue de ce calcul ainsi que les autres bourses telles des bourses départementales ou régionales.
Pour les élèves au forfait, la base de calcul est donc le montant net du forfait auquel on déduit les bourses, total sur lequel on applique le taux de remise.
Pour les élèves au décompte journalier (ticket), le montant s’applique sur la valeur des repas consommés sur les repas ouvrant droit à la remise de principe (définition sur les prestations) auquel on ôte le montant des bourses (hors prime d’équipement).
Lorsque le montant des bourses est supérieur au montant forfaitaire net et/ou au total des repas consommés, la remise de principe sera donc nulle et ne sera pas affichée. Cette situation est courante lors du premier trimestre de l’année scolaire, trimestre pendant lequel sont versées certaines bourses pour l’année comme les prime d’entrée par exemple.
Lorsque l’élève est redoublant, activer ce paramètre. Cela peut désactiver certaines primes qui ne sont attribuées une seule fois dans la scolarité (prime d’entrée ou prime d’équipement).
Le nombre de jours, initialisé à 90, permet d’effectuer un congé de bourses et de recalculer de manière automatique le montant de certaines bourses proportionnellement à la durée de présence.
Le nombre de jours correspond aux jours de présence de l’élève.
La prime d’internat peut être calculée proportionnellement de manière individuelle par rapport aux autres bourses.
Cette situation peut se produire lorsque l’élève change de régime en cours de trimestre. La prime d’internat est calculée sur la période où l’élève a été interne.
Par défaut, l’excédent des bourses déductibles est reversée à la famille.
A la demande de l’utilisateur, l’excédent peut être conservé et placé en avance sur le compte de l’élève.
Pour cela, cocher la paramètre Déduction de l’excédent.
Le paramètre Rappel de bourses permet d’affecter de manière automatique les bourses pour les trimestres précédents.
Ces rappels tiennent compte de toutes les bourses à affecter à la fiche (prime d’entrée, prime d’équipement, …)
Si certaines bourses ne doivent pas être mentionnées dans le rappel de bourses, il est possible de désactiver certaines bourses ou primes en rappel.
Il est possible de désactiver certaines bourses affectées de manière automatique par la division ou le régime.
Pour cela, activer le mode modification, se positionner sur la ligne à désactiver et décocher le paramètre d’activation.
Les bourses désactivées sont toujours affichées mais ne sont plus comptabilisées.
Pour affecter d’autres bourses que les bourses nationales, il convient que celles-ci soient déjà créées.
Sélectionner la fonction Gestion / Autres Bourses pour créer des autres bourses.
Lorsque la bourse est à montant variable, laisser le montant à 0. Ce dernier sera saisi lors de l’affectation sur chaque fiche. Définir le type d’affectation par défaut.
Le paramètre de réaffectation automatique permet, quand il est activé, de reconduire automatiquement cette bourse avec le même montant pour le prochain trimestre.
Lorsque le paramètre n’est pas activé, cette bourse ne sera pas réaffectée après la clôture de fin de trimestre.
Pour affecter une bourse supplémentaire sur une fiche, activer le mode modification. Se positionner sur la première ligne vide du tableau et sélectionner la bourse à affecter dans la zone de saisie située en bas du tableau de détail des bourses.
Pour supprimer une autre bourse affectée individuellement sur la fiche de l’élève, activer le mode modification. Se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr.
Seules les bourses affectées individuellement sur la fiche peuvent être supprimées. Les bourses et primes provenant de la division et du régime peuvent seulement être désactivées.
Toutes les bourses affectées sont détaillées dans la fenêtre de compte boursier. Le total des bourses et l’affectation des bourses est détaillée.
Par défaut, les bourses déduites sont affectées au service de restauration, avec une priorité pour le forfait.
Lorsque le compte des produits annexes est débiteur, et si le paramètre ‘Déduction produits annexes’ est activé dans les paramètres généraux de l’application, ce compte est affecté de la somme nécessaire, dans la limite de la somme déductible.
Lorsqu’il y a un excédent de déduction, cette valeur est par défaut versée à la famille. Cependant, l’utilisateur peut conserver cette valeur sur le compte de l’élève.
Pour ce faire, il convient d’activer le paramètre ‘Déduction de l’excédent’.
Toutes les personnes à qui une somme doit être versée doivent avoir sur leur fiche un minimum d’informations selon le type de paiement retenu.
Les deux types de paiement utilisés pour le traitement des bourses sont le virement à un compte bancaire au moyen d’un fichier de paiement et le paiement par espèces.
Selon le type de paiement retenu, certaines informations doivent figurer sur la fiche pour que le traitement puisse avoir lieu.
Le type du paiement est déterminé par le mode de règlement présent sur le responsable bourses. En effet, un type de paiement est défini pour chaque mode.
Les informations nécessaires au traitement lorsque le paiement se fait par virement sont le bénéficiaire, le mode, l’IBAN et le BIC.
Lorsque le paiement se fait en espèces, seuls le bénéficiaire et le mode sont utiles au traitement.
Toutes ces informations sont affichées et modifiables dans la partie Bourse de l’onglet Responsables.
Les états à éditer avant de procéder au traitement des bourses sont :
- liste générale des bourses : cette liste est un récapitulatif de toutes les bourses. Figurent également sur cette liste la répartition des bourses déductibles sur les différents services (restauration forfait, restauration ticket, produits annexes) ainsi que la valeur à verser aux familles. Etant donné que certaines valeurs peuvent être modifiées de manière dynamique tant que le traitement n’est pas effectué, il est conseillé d’éditer cet état juste avant le traitement des bourses.
Menu : Etats / Bourses / Générale
- liste des remises de principe : liste détaillée des remises de principe avec le pourcentage et le montant.
Menu : Etats / Bourses / Remise de principe
- liste des bourses à traiter : liste des montants à verser pour chaque boursier. Cette liste n’affiche que les élèves excédentaires à qui un paiement doit être effectué.
Menu : Etat / Bourses / A traiter
- liste des responsables : liste des informations relatives au paiement des boursiers. Les informations civiles et/ou financières peuvent être imprimées.
Menu : Etats / Bourses / Responsables
D’autres listes peuvent être éditées pour obtenir le détail de certaines situations, telles la liste des bourses au mérite ou la liste des primes d’internat.
Tous ces états sont accessibles au moyen de la fonction Etats / Bourses / …
IMPORTANT
Avant de procéder au traitement des bourses, il est impératif de faire une sauvegarde des données.
Lorsque des élèves décomptés au repas ont des remises de principe, il convient d’attendre le dernier repas du trimestre pour traiter certaines bourses.
En effet, la remise de principe est calculée sur la valeur des repas consommés et cette valeur évolue jusqu’au dernier repas du trimestre courant.
Le traitement des bourses s’effectue en deux phases.
La première partie consiste en une simulation de traitement, ce qui permet à l’utilisateur d’apporter toutes les corrections utiles ou de compléter les informations manquantes.
Cette phase de simulation de paiement pourra être recommencée à plusieurs reprises jusqu’à ce qu’il n’y ait plus d’anomalies dans le traitement.
La deuxième phase est le traitement réel. Cette phase inscrit les mouvements financiers de déduction et de versement des bourses.
Après cette phase, les états de paiement et le fichier de paiement pourront être réalisés.
Sélectionner la fonction Finances / Paiement des bourses.
La partie supérieure de l’écran est destiné à la sélection concernée par le traitement.
Lorsque le traitement se fait d’une manière commune à tous les boursiers, il convient de ne pas modifier la sélection proposée et de conserver Tous sur les différents paramètres.
Pour modifier et restreindre la sélection, cliquer sur le bouton Sélectionner et activer uniquement les rubriques concernées par le traitement.
La deuxième partie du tableau concerne les bourses à prendre en compte dans le traitement.
Par défaut, il est conseillé de tout activer. Lorsque le traitement se fait d’une manière commune à tous les boursiers, il est conseillé de cocher toutes les bourses et primes.
Conserver le traitement des bourses déductibles activé.
Le paramètre ‘Simulation’ doit être activé lorsqu’il s’agit d’une simulation de paiement afin de déterminer les erreurs ou les informations manquantes nécessaires au bon déroulement de la procédure de paiement des bourses.
Après avoir corrigé les différentes anomalies mentionnées, il convient de refaire une simulation de paiement pour vérifier qu’il n’existe plus aucune anomalie.
Toutes les fiches en anomalie ne seront pas traitées. Par contre, les fiches correctes pourront être traitées même s’il existe encore des anomalies sur certaines fiches qui empêchent le traitement de celles-ci.
Après traitement, les bourses apparaissent en italique sur la fiche, dans le tableau de détail des bourses.
Après le traitement, toutes les valeurs qui doivent être versées par virement bancaire font l’objet d’un fichier de virement.
Pour réaliser ce fichier de paiement, sélectionner la fonction Etats / Bourses / Fichier de virement / SEPA (IBAN – BIC)
Lorsque toutes les bourses sont traitées en une seule fois, ne pas mettre de sélections sur l’établissement, la division et le régime.
La date de règlement correspond à la date à partir de laquelle les virements seront effectués. Cette date doit être un jour de la semaine entre lundi et vendredi, hors jour férié.
Les dates ‘Bourses traitées’ concernent la période sur laquelle le traitement a eu lieu.
Ces dates sont importantes lorsque plusieurs traitements sont effectués au cours du trimestre.
Il suffit de mettre la date à laquelle la procédure de traitement des bourses a été exécutée de manière définitive (sans simulation).
Déterminer l’emplacement où le fichier va être créé : lecteur et dossier.
Le numéro du fichier du jour est par défaut à 1. Incrémenter ce numéro lorsque plusieurs fichiers de virement sont faits dans la même journée.
Vérifier les paramètres de l’établissement ainsi que les paramètres du teneur de compte DFT.
Si toutes les informations nécessaires au traitement sont renseignées, le fichier de virement est créé à l’emplacement déterminé par l’utilisateur.
Le fichier créé portera le nom suivant : Virements_0751234A_001_20140616.XML
0751234A correspond au numéro de l’établissement
001 correspond au numéro du fichier du jour choisi lors de la préparation du fichier
20140616 correspond à la date sous format année mois jour.
Les bordereaux d’accompagnement s’impriment : un bordereau avec le nombre de mouvements et les coordonnées du remettant ainsi qu’un bordereau détaillé des règlements.
Il est possible de refaire le fichier de virement, même ultérieurement.
Pour cela, il convient simplement d’entrer des dates qui correspondent à la période souhaitée.
Lorsque certains paiement ont lieu en espèces, il convient d’éditer un bordereau d’espèces. Cette liste est accessible par le menu Etats / Bourses / Bordereau d’espèces.
Ce bordereau contient la liste des personnes payées en espèces, une zone d’émargement est réservée.
Si d’autres bourses viennent à être connues après la phase de traitement, entrer les bourses sur les fiches et recommencer la procédure.
Seules les bourses non traitées seront prises en compte dans la prochaine procédure.
Les produits annexes à la restauration peuvent être gérés sur l’application Orcadia CS Version 3.
Pour cela, il convient dans un premier temps de définir les produits annexes et leur montant. Sélectionner la fonction Gestion / Produits annexes.
Cette fonction permet de définir les différents produits annexes. Lorsque le produit annexe est à tarif unique et constant, entrer la valeur du produit annexe.
Lorsque le montant du produit annexe est variable, laisser le montant à 0,00. Dans ce cas, le montant du produit annexe sera défini lors de l’affectation de ce produit.
Les produits annexes peuvent être affectés de différentes manières :
- par le régime
- par la division
- par la fiche
L’affectation de manière globale, par la division ou le régime, permet d’attribuer un produit annexe à toutes les fiches liées à cet élément.
Il reste cependant possible de désactiver ce produit annexe sur quelques fiches individuelles.
L’affectation d’un produit annexe par le régime se fait au moyen de la fonction Gestion / Régimes, onglet Produits annexes.
Cette page permet de définir les produits annexes à affecter à toutes les personnes d’un régime.
Ainsi, pour toutes les fiches liées à ce régime, le produit annexe défini sera affecté.
Pour modifier un produit annexe déjà saisi sur un régime, activer la modification.
Se positionner sur la ligne concernée et modifier les informations souhaitées. Toutes les informations peuvent être modifiées.
Pour supprimer un produit annexe affecté par le régime, activer la modification. Se positionner sur le produit annexe concerné et presser la touche Suppr du clavier.
La suppression d’un produit annexe sur le régime peut avoir des répercussions financières sur les fiches.
En effet, lorsque le produit annexe avait déjà été encaissé, la valeur de l’encaissement est toujours présente sur la fiche, mais le produit annexe n’étant plus présent, cette valeur viendra se placer dans la rubrique ‘Non affecté’ de la fiche.
L’affectation d’un produit annexe par la division a lieu au moyen de la fonction Gestion / Divisions, onglet Produits annexes.
Cette page permet de définir les produits annexes à affecter à toutes les personnes d’une division.
Ainsi, le produit annexe sera affecté à toutes les fiches individuelles liées à cette division.
Pour modifier un produit annexe déjà saisi sur une division, activer la modification.
Se positionner sur la ligne concernée et modifier les informations souhaitées. Toutes les informations peuvent être modifiées.
Pour supprimer un produit annexe affecté par la division, activer la modification. Se positionner sur le produit annexe concerné et presser la touche Suppr du clavier.
La suppression d’un produit annexe sur la division peut avoir des répercussions financières sur les fiches.
En effet, lorsque le produit annexe avait déjà été encaissé sur certaines fiches, la valeur de l’encaissement est toujours présente sur la fiche, mais le produit annexe n’étant plus présent, cette valeur viendra se placer dans la rubrique ‘Non affecté’ de la fiche.
L’affectation d’un produit annexe sur la fiche peut s’effectuer de deux manières. Ce produit annexe peut être mis directement sur la fiche, onglet Produits.
Le produit annexe peut être affecté par l’encaissement de celui-ci.
En effet, lors de l’encaissement d’un nouveau produit annexe, ce dernier est affecté à la fiche.
Se placer sur la fiche individuelle concernée, onglet Produits et activer la modification.
Les produits annexes déjà en cours sont affichés.
Se positionner sur la première ligne vide du tableau et sélectionner le produit annexe souhaité dans la zone de saisie située dans la partie base du tableau.
Le produit annexe peut être affecté par l’encaissement de ce dernier. En effet, cela évite la saisie du produit sur la fiche et ensuite l’encaissement, tout se passe dans la même opération.
Lorsque le produit annexe est à montant fixe, ce dernier sera affecté pour le montant déclaré avec comme date d’affectation la date de l’encaissement.
Le montant payé correspond au montant encaissé et le solde à la différence entre le montant du produit et la valeur payée.
Lorsque le produit annexe est à montant variable, le produit sera affecté pour le montant de l’encaissement. La date d’affectation sera la date de l’encaissement.
L’origine permet de déterminer d’où provient le produit annexe. Lorsqu’il est affecté par la division ou le régime, il en est fait mention dans la colonne Origine.
Lorsqu’il n’y a rien de mentionné dans cette rubrique, le produit annexe a été affecté individuellement sur la fiche.
Pour désactiver un produit annexe lié à la division ou au régime, se placer en modification.
Se positionner sur la ligne concernée et décocher la case d’activation du produit annexe.
Seuls les produits annexes de la division ou du régime peuvent être désactivés. Le produit annexe reste toujours affiché mais n’est plus pris en compte dans les informations financières de la fiche.
Pour supprimer un produit annexe sur une fiche, activer le mode modification. Se positionner sur le produit annexe à supprimer et presser la touche Suppr du clavier.
Les bourses peuvent être déduites sur le compte Produits lorsque celui-ci n’est pas soldé.
La priorité d’affectation des bourses déductibles reste malgré tout les frais de restauration.
Cependant, en cas d’excédent de bourses et de solde débiteur sur le service produits annexes, l’utilisateur a la possibilité de déduire les bourses sur les produits annexes non soldés.
Cette option se définit dans les paramètres généraux de l’application, onglet Bourses.
La déduction des bourses sur les produits annexes devient définitive lors du traitement des bourses. La déduction s’applique de la manière suivante :
- lorsque les bourses couvrent l’intégralité des produits annexes non soldés : la ventilation des bourses a lieu sur chaque produit annexe et par conséquent chaque produit se retrouve donc soldé.
- lorsque les bourses ne couvrent pas l’intégralité des produits annexes non soldés : la valeur des bourses déduites sur les produits annexes est placée dans la rubrique ‘Non affecté’. L’utilisateur a ensuite la possibilité de ventiler cette valeur comme il le souhaite au moyen d’un virement.
Lors de l’encaissement d’un produit annexe, il convient de ventiler sur le compte Produits les différentes valeurs avec le détail des affectations pour chaque ventilation.
Lorsque la ventilation n’est pas effectuée sur un produit annexe désigné, la valeur ventilée est placée dans la rubrique ‘Non affecté’ du service Produits annexes.
L’affectation lors de l’encaissement peut s’effectuer sur un produit annexe existant ou sur un nouveau produit annexe.
Dans la liste déroulante du détail des produits annexes apparaissent les produits déjà présents sur la fiche avec le solde du produit. Suivent ensuite tous les produits annexes existants.
Lorsqu’un produit annexe déjà présent sur la fiche est sélectionné, ce produit annexe sera affecté de la somme ventilée. S’il s’agit d’un nouveau produit annexe, ce dernier sera créé sur la fiche.
Lorsque le produit annexe est à montant variable, la valeur du produit annexe correspondra à la valeur de l’encaissement. La date d’affectation sera celle de l’encaissement.
Ordre de recettes :
L’ordre de recettes des produits annexes établit la liste des produits annexes constatés en fonction de la période demandée.
Cet état est basé sur la date du produit annexe sur la fiche individuelle et non pas sur la date d’encaissement du produit annexe.
Menu : Etat / Recettes / Produits annexes / Ordre de recettes.
Situation fiche :
La liste de situation fiche des produits annexes permet d’obtenir un état sur la situation financière du service Produits annexes pour toutes les fiches concernées.
Menu : Etat / Recettes / Produits annexes / Situation fiche
Affectation fiche :
Cet état imprime la situation financière détaillée de chaque produit annexe pour une période donnée. Une sélection par produit est possible.
Pour chaque personne concernée, le produit annexe est affiché avec son montant, la valeur payée et le solde. Un total général est affiché sur les valeurs financières.
Menu : Etat / Recettes / Produits annexes / Affectation fiche
Autres :
Toutes les autres listes concernées par le service Produits annexes sont accessibles. La liste des soldes débiteurs, créditeurs comporte une sélection de service.
Les listes relatives aux ventilations des encaissements détaillent également ce service : liste de ventilations, bilan d’encaissements, fiche quotidienne d’encaissements, …
Les fiches individuelles sont accessibles au moyen du menu Gestion / Fiches individuelles.
La fiche individuelle contient toutes les informations liées à l’individu : numéro de badge, régime, division, autorisations de passage, …
Pour rechercher une fiche ou filtrer les fiches à afficher, cliquer sur la touche F3 ou sur le bouton Rechercher (en haut à gauche de la fenêtre).
La fenêtre de recherche / filtre s’ouvre.
Par défaut, les fiches apparaissent par ordre alphabétique. Pour modifier le tri d’affichage, cliquer sur le titre de la colonne souhaitée pour effectuer un tri.
Par exemple, si l’ordre d’affichage souhaité est la division, cliquer sur le titre de la colonne Division, les fiches seront alors classées par ordre alphabétique de division.
Pour inverser le tri, il suffit de cliquer à nouveau sur le titre de la colonne concernée et les fiches apparaîtront dans l’ordre alphabétique mais de manière décroissante.
Pour effectuer une recherche sur une fiche, entrer le numéro de badge ou le nom de la fiche recherchée.
Lorsqu’il n’y a aucune fiche qui correspond aux critères de recherche entrés, un message en avertit l’utilisateur.
Pour effectuer un filtre d’affichage, sélectionner la ou les informations souhaitées.
Ainsi, il est possible de faire un filtre sur une seule division ou un seul régime. Les deux peuvent être sélectionnés simultanément, ce qui permet d’obtenir un filtre sur la division et le régime.
Il est ainsi possible d’afficher uniquement les fiches de la division 1ES1 et du régime DP 5 JOURS.
Lorsqu’un filtre a été activé, les paramètres de ce dernier sont affichés sur la fiche.
Pour annuler le filtre en cours, il convient de cliquer sur le bouton situé en-dessous du libellé ‘Filtres’ ou d’effectuer une nouvelle recherche sans sélectionner de filtre et de valider.
L’affichage du badge, du nom et du prénom sont visibles sur tous les onglets de la fiche. Seule la partie inférieure de la fiche individuelle varie selon l’onglet sélectionné.
Sur cet onglet sont définis les paramètres principaux de la fiche individuelle : le régime, la division, l’établissement et le statut (élève ou commensal).
Le régime contient les paramètres liés aux autorisations de passages et à la partie financière (montant du forfait ou prix du repas).
Lorsque des suspensions et des produits annexes ont été saisis sur le régime, ils seront attribués à toutes les fiches qui appartiennent à ce régime.
Tout comme le régime, la division contient des paramètres qui concernent les accès, les suspensions, les produits annexes et les bourses.
Reconstatation : ce bouton permet de déterminer les différentes situations de la fiche au cours d’une même période de référence (trimestre).
Chaque régime est entré de manière chronologique. Pour les régimes avec une facturation au forfait, le nombre de jours de présence est saisi, ce qui permet un calcul du montant dû pour la période fréquentée.
Trois régimes peuvent être définis de manière simultanée sur la même fiche.
Aides : ce bouton permet d’attribuer les aides affectée pour chaque élève (fonds social, aide du département ou de la région, …)
L’affectation des aides n’est pas limitée et peut s’effectuer pour chaque trimestre de manière séparée.
Lorsque ces aides sont saisies, elles sont ventilées intégralement sur le service de restauration et selon la situation financière de l’élève.
Lorsque la fiche concernée n’utilise que des prestations au forfait, l’intégralité des aides sera affectée au compte forfait.
La démarche sera identique lorsque la fiche n’utilise que des prestations décomptées au repas.
Par contre, lorsque l’élève utilise simultanément sur la même fiche le forfait et le ticket pour le service de restauration, l’affectation prioritaire sera le forfait (si ce compte n’est pas soldé), l’excédent sera alors attribué au service ticket.
La situation financière de chaque service est affichée sur un onglet différent : restaurant forfait, restaurant ticket et produits.
Les informations sont différentes selon le service.
Restauration forfait :
Restauration ticket :
Produits annexes :
Il est possible d’affecter des aides sur les produits annexes.
Pour cela, cliquer sur le bouton Gérer aides.
Définir le type d’aide, la valeur de l’aide et le produit concerné par l’aide.
Accès direct aux finances :
Les boutons situés en bas à
droite de la fiche (virement, remise d’ordre, encaissement) permettent
d’accéder directement à ces fonctions financières. Le bouton Mouvements permet d’accéder directement à la
recherche d’un mouvement.
Le fait d’utiliser ces raccourcis permet d’être en ajout d’un mouvement avec la fiche sélectionnée par défaut.
Le type de paiement par défaut de la fiche individuelle est défini par les paramètres saisis sur le régime.
L’activation du ‘respect régime’ sous entend que la fiche respecte les paramètres définis pour le régime, ainsi tout changement effectué sur le régime est répercuté sur la fiche.
Lorsque le respect régime est désactivé, c’est le paramètre défini sur la fiche qui est prioritaire.
Tout changement sur le régime sera donc sans effet sur la fiche qui garde les propriétés définies individuellement.
Ci-après les différentes situations existantes :
Le régime est en postpaiement, la fiche respecte les
paramètres définis pour le régime. La fiche individuelle est en postpaiement.
Le régime est en postpaiement, la fiche ne respecte
pas les paramètres définis pour le régime, le prépaiement est forcé. La fiche individuelle est en prépaiement.
Le régime est en postpaiement, la fiche ne respecte pas
les paramètres définis pour le régime. Le prépaiement n’est pas activé. La
fiche individuelle est en postpaiement.
Le
régime est en prépaiement, la fiche ne respecte pas les paramètres définis
pour le régime. Le prépaiement est activé. La fiche individuelle est en prépaiement. Le régime est en prépaiement, la fiche ne respecte pas
les paramètres définis pour le régime. Le prépaiement n’est pas activé. La
fiche individuelle est en postpaiement. Le régime est en prépaiement, la fiche respecte les
paramètres définis pour le régime. La fiche individuelle est en prépaiement.
Le paiement par prélèvement se gère de manière différente selon la formule liée au régime : forfait trimestriel ou décompte à l’unité (ticket).
L’activation du prélèvement se fait de manière individuelle sur la fiche. Il convient d’activer le paramètre ‘Prélèvement’.
Pour la gestion d’un forfait trimestriel, le montant du prélèvement peut se faire selon un montant défini dans le régime (option Montant fixe) ou selon la situation de la fiche (option Solde).
Lorsque l’option choisie est Montant fixe, le montant du prélèvement sera celui défini dans le régime, dans la limite du solde de la fiche.
Lorsque l’option choisie est Solde, le montant sera calculé en fonction de la chronologie des prélèvements. Le premier prélèvement correspondra à 1/3 du solde, le second à la moitié du solde restant et le dernier prélèvement prendra l’intégralité du solde restant.
Pour le prélèvement d’une fiche décompté au repas, deux possibilités sont offertes.
Lorsque l’option Consommés est cochée, le montant du prélèvement sera calculé selon les consommations d’une période définie par l’utilisateur lors de la procédure de prélèvement.
L’option Montant fixe permet de prélever le montant défini dans le régime.
L’option Solde permet de prélever le montant du solde débiteur de la fiche au moment du prélèvement.
Cette page permet de visualiser les accès autorisés pour la personne et de les redéfinir.
Il est ainsi possible d’élargir certaines plages horaires ou de restreindre les accès pour certains jours et certains horaires.
Les accès autorisés sont dépendants des jours et des horaires définis pour le régime et la division affectés à la fiche individuelle.
Les autorisations de passage correspondent à tous les jours et horaires communs au régime et à la division.
Une échelle du temps sur une journée complète (24 heures) affiche pour chaque jour de la semaine les plages horaires autorisés.
Le fait de placer le pointeur de la souris sur une barre graphique donne précisément les heures de début et de fin de la plage horaire autorisée.
Pour avoir le détail des passages liés au régime, à la division et à la fiche, désactiver le paramètre ‘Cumul’. Dans ce cas, le détail des passages s’affiche.
Pour ajouter des autorisations qui viendront s’ajouter à ceux existants (jours et/ou horaires), il convient de définir ces informations sur la fiche individuelle.
Pour définir ces nouveaux passages, activer le mode modification et cliquer sur le bouton ‘Nouvel Accès’.
Sélectionner ‘Accès individu’ et définir les jours et les heures d’ouverture supplémentaires puis valider.
Dans l’exemple ci-dessus, une plage horaire supplémentaire est autorisée le lundi de 12:30 à 13:30.
La représentation graphique de ces passages s’affiche sur le tableau détaillé des accès et seront cumulés aux passages déjà existants.
Les passages liés au régime et à la division restent actifs.
Pour redéfinir des passages, il convient d’entrer un ‘accès exclusif’ sur les accès. Les jours et les horaires peuvent être limités.
Par contre, ces passages deviennent prioritaires et désactivent les passages liés au régime et à la division
Dans l’exemple ci-dessus, les passages sont autorisés de 12:00 à 13:00 pour le lundi et le jeudi.
Les autorisations liées au régime ne sont plus prises en compte, c’est l’accès exclusif qui devient prioritaire.
La page Suspensions affiche et permet de définir les suspensions liées à la fiche individuelle.
Ces suspensions peuvent provenir du régime, de la division ou être saisies sur la fiche.
La définition d’une suspension comprend plusieurs critères. Le service est sélectionné (restauration par défaut). Un motif peut être entré.
Les dates de début et de fin de période permettent de limiter cette suspension dans le temps. La date de début et de fin sont inclues dans la suspension.
Il en est de même pour la définition des horaires.
Lorsque les dates et/ou les heures ne sont pas renseignées, la suspension n’est pas limitée dans le temps.
Ainsi, lorsqu’il n’y a pas de date, la suspension est illimitée. De même, lorsque les heures ne sont pas renseignées, la suspension est valable pour l’intégralité de la journée.
Il est possible de limiter uniquement la date de début ou la date de fin, l’heure de début ou l’heure de fin.
Seules les suspensions entrées individuellement sur la fiche peuvent être supprimées (ligne de couleur noire).
Les suspensions liées à une division ou à un régime (mention notée dans la colonne Origine) peuvent être désactivées mais ne peuvent pas être supprimées depuis la fiche individuelle.
Pour supprimer une suspension, activer le mode Modification, se positionner sur la ligne à supprimer et presser la touche Suppr du clavier.
Pour désactiver une suspension liée à la division ou au régime, activer le mode Modification, se positionner sur la ligne concernée et décocher l’activation de cette suspension (1ère colonne du tableau)
Après la désactivation d’une suspension liée à la division ou au régime, cette dernière reste malgré tout affichée dans le tableau des suspensions mais n’est plus opérationnelle.
La page Bourses permet de définir les informations concernant les bourses liées à la fiche individuelle (nombre de parts ou taux, remise de principe, …)
Les bourses attribuées sur la fiche individuelle sont dépendantes des paramètres définis sur la division et du trimestre en cours.
Le calcul des bourses nationales est dépendant du nombre de parts ou du taux entré (selon le cycle défini pour la division : premier cycle ou second cycle).
Les autres bourses nationales (prime d’entrée, prime d’équipement, …) sont activées automatiquement selon les paramètres définis sur la division et selon les règles de la comptabilité concernant les bourses nationales : activation de certaines bourses selon le trimestre courant, désactivation de certaines bourses en cas de redoublement, ...
La prime d’internat est dépendante du régime, elle est activée lorsque le régime courant de la fiche individuelle ouvre droit à la prime d’internat.
La bourse au mérite est une bourse attribuée individuellement, il faut donc activer cette bourse sur chaque fiche concernée. Cette bourse est limitée aux élèves boursiers.
La remise de principe est définie sous forme d’un pourcentage.
La valeur est calculée sur le montant restant dû par la famille. Lorsque les bourses qui interviennent dans le calcul de la remise de principe sont supérieurs au forfait du trimestre en cours, la remise de principe est donc nulle et n’est pas affichée.
Nota : Pour que la remise de principe soit activée il faut que la prestation autorise les remises de principe. Dans la fenêtre "Prestation" cocher "Remise de principe possible"
Déduire / Verser :
Pour chaque bourse ou prime présente sur la fiche, une affectation est proposée par défaut : déduire ou verser. Cette information est affichée dans le tableau de détail des bourses.
Il est possible de modifier l’affectation pour chaque bourse et de manière individuelle.
Pour changer l’affectation d’une bourse sur une fiche, activer le mode Modification, se positionner sur la ligne concernée et modifier l’affectation dans la zone de saisie située en bas de l’écran.
Actif / Inactif :
Les bourses et primes sont liées à des éléments supérieurs (division, régime). Il n’est donc pas possible de supprimer.
Par contre, il est possible de désactiver une bourses liée à un élément supérieur. Pour ce faire, activer le mode Modification, se positionner sur la bourse à désactiver et décocher le bouton d’activation.
La bourse reste affichée malgré tout, le libellé Actif n’est plus mentionné sur cette ligne. La bourse n’est plus comptabilisée financièrement.
L’utilisateur a la possibilité d’ajouter d’autres bourses (bourses départementale par exemple). Ces bourses sont définies au moyen de la fonction Gestion / Autres bourses.
Pour affecter une bourse supplémentaire sur la fiche, activer le mode Modification.
Se positionner sur la première ligne vide du tableau et sélectionner la bourse dans la zone de saisie située en-dessous de la fenêtre de détail des bourses.
Lorsque la bourse sélectionnée est définie avec un montant fixe, ce dernier s’affiche. Dans le cas contraire, entrer le montant de la bourse sélectionnée pour la fiche.
L’affectation par défaut définie pour la bourse est proposée (déduire / verser). L’utilisateur peut modifier cette affectation.
Il est possible d’entrer plusieurs bourses supplémentaires pour une même fiche.
Pour supprimer une bourse supplémentaire entrée par l’utilisateur, activer le mode Modification, se placer sur la ligne concernée et presser sur la touche Suppr du clavier.
Déduction de l’excédent :
Selon les choix définis dans les paramètres généraux pour les bourses, certaines bourses sont déductibles et d’autres versées intégralement.
Les bourses déductibles permettent d’affecter, dans la mesure du besoin, cette valeur sur les comptes de restauration et de produits annexes qui sont débiteurs.
Cependant, l’utilisateur a la possibilité de conserver l’excédent de déduction sur la fiche. Pour cela, il convient d’activer le paramètre Déduction de l’excédent.
Dans ce cas, l’excédent de déduction ne sera pas reversé à la famille mais sera mis en avance sur le compte de la fiche individuelle.
Jours :
Le nombre de jours (initialisé par défaut à 90) permet d’effectuer des congés de bourses ou des rattrapages de bourses.
Pour un congé de bourses, entrer le nombre de jours de présence de l’élève, les bourses sont automatiquement recalculées au prorata du nombre de jours entré.
Pour un rattrapage de bourses, entrer le nombre de jours correspondant. Ainsi, pour rattraper un trimestre complet, il convient d’entrer 180, les bourses seront recalculées proportionnellement au nombre de jours saisi, elles seront donc doublées.
Rappel de bourses :
Lorsqu’un rappel de bourses sur les trimestres précédents doit être effectué, cocher la paramètre Rappel de bourses.
A la validation de la fiche, les bourses des trimestres précédents vont s’activer.
Chaque bourse aura dans son libellé le trimestre concerné.
Il est possible de désactiver certaines bourses qui apparaissent en tant que rappel.
Le bouton Compte boursier permet d’obtenir une situation complète des bourses de la fiche individuelle.
Toutes les bourses sont notées et détaillées. Le montant de la déduction pour chaque service est noté ainsi que la valeur de l’excédent.
Le montant à verser à la famille est calculé selon les paramètres de déduction et de versement des bourses.
Cet onglet permet la gestion des produits annexes à la restauration.
Les différents produits annexes sont affichés par ordre chronologique d’affectation. Pour chaque produit annexe, le montant, le payé et le solde sont affichés.
L’origine permet de déterminer d’où provient le produit annexe. Lorsque ce dernier est affecté via la division ou le régime, il en est fait mention dans la colonne Origine.
Lorsqu’il n’y a rien de mentionné dans cette rubrique, le produit annexe a été affecté individuellement sur la fiche.
Pour désactiver un produit annexe lié à la division ou au régime, se placer en modification. Se positionner sur la ligne concernée et décocher la case d’activation.
Seuls les produits annexes de la division ou du régime peuvent être désactivés. Le produit reste affiché mais n’est plus pris en compte dans les informations financières de la fiche.
Pour supprimer un produit annexe affecté sur la fiche individuelle, activer la modification. Se positionner sur le produit annexe concerné et presser la touche Suppr du clavier.
Le montant affiché dans la rubrique ‘Non affecté’ correspond à une valeur versée sur le compte Produits annexes mais non affectée à un produit annexe en particulier.
La page Responsables affiche et permet de définir les informations civiles et financières liées à la fiche individuelle.
Trois sous-pages responsables peuvent apparaître en fonction de la configuration :
- Principal : coordonnées civiles et financières générales
- Bourse : coordonnées civiles et financières utilisées pour le traitement des bourses
- Prélèvements : coordonnées financières utilisés pour les prélèvements automatiques
Les informations de ces pages sont indépendantes.
Les modifications effectuées sur une page ne sont pas automatiquement reportées sur l’autre page.
Le bouton Copier permet de forcer les nouvelles coordonnées sur les autres pages.
La copie de ces informations est scindée pour les coordonnées civiles et les coordonnées financières.
Il est donc possible de copier qu’une partie des informations liées au responsable sur les autres pages.
La page Informations affiche des données complémentaires relatives à la fiche individuelle : date de création de la fiche, date de reconstatation, date et lieu de naissance, matricule national et nationalité.
Ces informations sont extraites de la base Siècle lorsque la mise à jour des données se fait au moyen d’une importation des fichiers Siècle.
La photo peut être ajoutée sur la fiche individuelle.
Une zone de commentaires permet à l’utilisateur d’entrer un texte libre lui donnant des informations sur la fiche.
Si tel est le cas, un bouton Commentaires apparaît sur la page principale de la fiche
La Référence Unique de Mandat (RUM) est la référence utilisée pour les prélèvements au format SEPA.
Cette référence peut se générer de manière automatique ou de manière individuelle sur la fiche. Dans ce cas, cliquer sur le bouton situé à droite du champ pour générer la RUM.
Si la référence est déjà saisie, il est conseillé de ne pas la modifier.
Le bouton d’impression situé au dessus de cette zone permet d’imprimer un Mandat de prélèvement.
C’est ce document qui va autoriser l’établissement à pouvoir prélever sur le compte du responsable.
La date de signature est renseignée lors de l’impression du mandat, elle peut être changée par l’utilisateur.
Il est conseillé de ne plus la modifier une fois que les prélèvements ont commencé pour la fiche concernée.
Cette page de la fiche individuelle permet d’accéder aux historiques des accès et des mouvements financiers liés à la fiche.
Ces différents choix sont accessibles au moyen d’une liste déroulante.
Historique des accès :
Le tableau de l’historique des accès répertorie les passages aux différents services. Un choix est possible par service au moyen de la liste déroulante située à droite.
Dans ce tableau sont mentionnés la date, l’heure, le badge utilisé, le service, la prestation, le message (en cas de refus), le montant (montant du repas décompté lors d’un passage à la restauration).
Les accès sont affichés par ordre décroissant. Ainsi, les passages les plus récents sont les premiers à être affichés dans le tableau.
Le fait de faire un double-clic sur un accès ouvre automatiquement la fenêtre des passages manuels et se positionne sur l’accès sélectionné.
Historique calendrier :
Cet écran présente, sous forme graphique simple, un total des passages par jour, par repas, avec un cumul.
Ce tableau est utile pour lors de vérifications pour les élèves en forfait modulé afin de visualiser le nombre de passages hebdomadaires de manière simple.
Historique des mouvements :
Le tableau d’historique des mouvements permet de visualiser tous les mouvements financiers liés à la fiche en cours de visualisation (encaissements, remboursements, paiement des bourses, …).
Les informations suivantes sont affichées : date, nature de mouvement, service, compte, montant, numéro d’enregistrement.
Le fait de faire un double-clic sur un mouvement ou une ventilation ouvre automatiquement la fenêtre des mouvements concernés et se positionne sur le mouvement sélectionné. Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les paiements et les ventilations des bourses, ces mouvements étant générés de manière automatique.
Tableau financier :
Le tableau financier donne la situation financière des deux services de restauration (forfait et ticket) avec un cumul.
Situation restauration :
Le tableau de situation restauration affiche la situation financière de ce service pour chaque trimestre. Un défilement sur les années scolaires antérieures est possible.
Courriers :
L’historique des courriers fait apparaître la liste des courriers envoyés aux familles avec les dates d’envoi.
Un double clic sur la ligne concernée permet de faire apparaître le courrier à l’écran.
Il est possible d’imprimer à nouveau ce courrier.
L’accès aux encaissements peut se faire de deux façons différentes :
- au moyen de la fonction Finances / Encaissements
- en pressant le bouton Encaissement situé sur l’onglet Situation de la fiche individuelle
Lorsque la fenêtre des encaissements est ouverte par la fonction Finances / Encaissements, un mouvement apparaît en visualisation.
Pour ajouter un nouvel encaissement, cliquer sur le bouton Ajouter.
Lorsque la fenêtre des encaissements est ouverte depuis la fiche individuelle, le mode création est activé avec pour référence la fiche en cours de visualisation sur la fenêtre des fiches individuelles.
Dans ce cas, le numéro de badge et le nom sont déjà sélectionnés.
Entrer le montant de l’encaissement.
Ce montant correspond au montant total de l’encaissement, même lorsque celui-ci doit être ventilé sur plusieurs services ou plusieurs fiches.
Les informations financières proposées sont celles qui sont définies sur l’onglet responsable principal de la fiche individuelle.
Le mode, l’organisme, la compensation et le tiré peuvent être modifiés.
Ces modifications seront valables pour cet encaissement et n’entraîneront pas de modification sur le responsable financier.
Par contre, lorsque des informations ne sont pas renseignées sur la fiche, celles qui sont saisies pour l’encaissement seront reprises sur le responsable de la fiche.
Une référence peut être saisie. Cette information est facultative.
Cela peut être le numéro du chèque ou un libellé de référence lié au règlement.
La date du jour est proposée par défaut. Il est possible de la modifier.
Le numéro d’enregistrement est affiché. Cette valeur est générée automatiquement et il n’est pas possible de la modifier.
Le numéro de reçu est affiché et incrémenté lorsqu’un reçu est imprimé à la validation du mouvement. L’impression du reçu est dépendante des paramètres liés au mode de règlement.
Ces derniers sont définis dans la fonction Gestion / Règlements / Modes.
Dans le bandeau situé au milieu de la fenêtre des encaissements apparaissent les soldes des différents services.
La partie basse de la fenêtre est consacrée aux ventilations de l’encaissement.
Par défaut, la ventilation s’effectue pour la totalité sur le service Restauration, selon le type du régime associé à la fiche.
Lorsque la ventilation proposée est correcte, valider le mouvement.
Pour modifier la ventilation proposée, cliquer sur la ligne et modifier les informations dans la zone de saisie située en bas du tableau.
Selon le service associé, il est possible d’entrer un détail complémentaire.
Pour le service de restauration, le trimestre d’affectation doit être renseigné (trimestre en cours proposé par défaut).
Pour le service produits annexes, il convient de mentionner le produit annexe concerné par la ventilation.
La rubrique F/T concerne l’affectation pour le service de restauration (forfait ou ticket)
Le compte est une information complémentaire facultative.
Cette information est utile lors de l’édition de certains états et permet de regrouper les mouvements et d’avoir des sous-totaux par compte.
Pour ajouter une nouvelle ventilation, cliquer sur la première ligne vide du tableau et entrer les informations relatives à cette ventilation dans la zone de saisie située en bas du tableau des ventilations.
A la validation de l’encaissement, des vérifications sont effectuées concernant les ventilations, le total encaissé et le total ventilé. Un message avertit l’utilisateur pour toute situation anormale.
Lorsque des encaissements doivent être saisis à la suite, le bouton Ajouter permet de valider l’enregistrement en cours de saisie et de se placer en mode création.
Recherche :
Lorsque le mode consultation est actif, il est possible de rechercher un encaissement.
Presser la touche F3 ou cliquer sur le bouton Rechercher situé en haut à gauche de la fenêtre.
La fenêtre de recherche s’ouvre avec le numéro d’enregistrement, le numéro de reçu, l’individu, le badge, le tiré, le montant et la date.
Le défilement dans le tableau est possible. Le fait de cliquer sur le titre d’une colonne effectue un tri sur la colonne souhaitée.
Ainsi, le fait de cliquer sur le titre de la colonne Tiré classe tous les encaissements par ordre alphabétique sur le nom du tiré.
Ce tri est valable pour toutes les rubriques affichées dans la fenêtre de recherche.
Lorsque l’encaissement recherché est affiché à l’écran, il est possible de le modifier s’il n’a pas été validé dans une fiche quotidienne d’encaissements et s’il est sur le trimestre courant.
Toutes les informations liées à l’encaissement sont modifiables.
Important
La modification et la suppression d’un encaissement peuvent avoir des incidences sur le compte de la fiche concernée.
L’accès aux remise d’ordre peut se faire de deux façons différentes :
- au moyen de la fonction Finances / Remises d’ordre
- en pressant le bouton Remise d’ordre situé sur l’onglet Situation de la fiche
Lorsque la fenêtre des remises d’ordre est ouverte par la fonction Finances / Remises d’ordre, un mouvement apparaît en visualisation.
Pour ajouter une remise d’ordre, cliquer sur le bouton Ajouter.
Lorsque la fenêtre des remises d’ordre est ouverte depuis la fiche individuelle, le mode création est activé avec pour référence la fiche qui était en cours de visualisation.
Dans ce cas, le numéro de badge et le nom sont déjà sélectionnés.
La date du jour est proposée par défaut. Il est possible de la modifier.
Le trimestre proposé est le trimestre en cours. Tous les trimestres de l’année scolaire courante sont disponibles.
Il est possible de faire une remise d’ordre sur un trimestre antérieur ou postérieur.
Pour cela, il convient que le montant du forfait et le nombre de jours soient renseignés.
Le montant du forfait apparaît.
La remise d’ordre peut être effectuée de deux manières différentes, soit par la saisie d’un nombre de jours, soit par la saisie du montant de la remise d’ordre.
Si un nombre de jours est entré, le montant de la remise d’ordre est calculé proportionnellement au montant et au nombre de jours définis dans le régime.
Le montant calculé est affiché et il n’est pas possible de le modifier.
Pour entrer directement le montant de la remise d’ordre, il convient que le nombre de jours soit à 0.
Dans ce cas, saisir le montant de la remise d’ordre.
La saisie d’un motif de remise d’ordre est possible. La saisie de cette information est facultative.
Le numéro d’enregistrement est proposé. Cette valeur est générée de manière automatique et il n’est pas possible de la modifier.
A la validation de la remise d’ordre, certaines vérifications ont lieu. Lorsqu’une anomalie est détectée, un message en avertit l’utilisateur.
Lorsque des remises d’ordre doivent être saisies à la suite, le bouton Ajouter permet de valider l’enregistrement en cours de saisie et de se placer directement en mode création.
Recherche :
Lorsque le mode consultation est actif, il est possible de rechercher une remise d’ordre. Presser la touche F3 ou cliquer sur le bouton Rechercher situé en haut à gauche de la fenêtre.
La fenêtre de recherche s’ouvre avec le numéro d’enregistrement, le nom/prénom, le badge, le montant et la date.
Le défilement dans le tableau est possible. Le fait de cliquer sur le titre d’une colonne effectue un tri sur la colonne souhaitée. Ce tri est valable pour toutes les rubriques affichées dans la fenêtre de recherche.
Lorsque la remise d’ordre recherchée est affichée à l’écran, il est possible de la modifier ou de la supprimer. Toutes les informations liées à ce mouvement sont modifiables.
La suppression d’une remise d’ordre se fait après confirmation de l’utilisateur.
L’accès à une remise d’ordre peut se faire également par la fiche individuelle. Afficher l’historique des mouvements de la fiche et faire un double-clic sur la remise d’ordre souhaitée. La fenêtre des remises d’ordre s’ouvre avec le mouvement concerné affiché.
Important
La modification d’une remise d’ordre peuvent avoir des incidences sur le compte de la fiche concernée.
Il est donc recommandé d’utiliser ces fonctions avec beaucoup de précaution.
Pour faire une remise d’ordre collective, sélectionner la fonction Finances / Remises d’ordre.
Lorsque la fenêtre des remises d’ouvre est affichée, conserver le mode visualisation et cliquer sur le bouton ‘Remise d’ordre collective’.
La fenêtre des remises d’ordre collective s’affiche.
Effectuer si besoin des sélections sur établissement, division et régime ou sur des individus.
Lorsqu’il n’y a aucune sélection, la remise d’ordre s’appliquera à toutes les fiches qui ont un régime forfaitaire.
Lorsqu’une sélection a été entrée, seules les fiches qui correspondent à la sélection et qui ont un régime avec une facturation au forfait seront concernées par la remise d’ordre.
La date du jour est proposée. Cette information est modifiable.
Le trimestre en cours est proposé. Il est possible d’effectuer une remise d’ordre collective pour un trimestre antérieur ou postérieur de la même année scolaire.
Lorsque cette remise d’ordre a lieu avec un nombre de jours, il faut que le montant du forfait et le nombre de jours soient renseignés pour le trimestre concerné.
La remise d’ordre peut s’effectuer soit pour un nombre de jours, soit pour un montant fixe entré par l’utilisateur.
Les jours de la semaine seront utilisés lorsque la remise d’ordre doit s’appliquer uniquement pour un jour donné.
En effet, dans un fonctionnement en forfait modulé, les jours d’accès sont en général définis sur la fiche.
Lorsque la remise d’ordre doit s’appliquer uniquement aux fiches qui ont un droit d’accès sur un jour de la semaine précis, il convient de cocher ce jour.
Un seul jour peut être choisi. Lorsqu’il y a plusieurs jours à renseigner, la procédure devra être répétée pour chaque jour concerné.
Si un jour a été sélectionné alors que cette sélection est inutile, cliquer à nouveau sur le même jour pour désactiver cette sélection.
Entrer un motif. Cette information est facultative.
Valider la remise d’ordre collective.
Certaines vérifications sont effectuées. Lorsqu’une anomalie est détectée, l’utilisateur est avertit par l’affichage d’un message.
A la fin de la procédure collective, un message informe du nombre de remises d’ordre prises en compte.
La fonction de remboursement est accessible par le menu Finances / Remboursements.
Pour ajouter un nouveau remboursement, cliquer sur le bouton Ajouter.
Entrer le numéro de badge ou le nom.
Entrer le montant du remboursement.
Ce montant correspond au montant total du remboursement, même lorsque celui-ci est prélevé sur plusieurs services ou plusieurs fiches.
Les informations financières proposées sont celles qui sont définies sur l’onglet responsable principal de la fiche individuelle.
Le mode, l’organisme, la domiciliation, l’IBAN, le BIC et le tiré peuvent être modifiés.
Ces modifications seront valables pour ce mouvement et n’entraîneront pas de modification sur le responsable financier.
Par contre, lorsque des informations ne sont pas renseignées sur la fiche, celles qui sont saisies pour le remboursement seront reprises sur le responsable principal de la fiche.
La date du jour est proposée par défaut. Il est possible de la modifier.
Le numéro d’enregistrement est affiché. Cette valeur est générée automatiquement et il n’est pas possible de la modifier.
Dans le bandeau situé au milieu de la fenêtre des remboursements sont affichés les soldes des différents services.
La partie basse de la fenêtre est consacrée aux différents prélèvements liés à ce remboursement.
Par défaut, le prélèvement s’effectue pour la totalité sur le service Restauration, selon le type du régime associé à la fiche.
Lorsque la ventilation proposée est correcte, valider le mouvement.
Pour modifier la ventilation proposée, cliquer sur la ligne et modifier les informations dans la zone de saisie située en bas du tableau.
Selon le service associé, un détail complémentaire peut être entré.
Pour la restauration, le trimestre d’affectation doit être renseigné (trimestre en cours proposé par défaut).
Pour le service Produits annexes, il convient de mentionner le produit concerné par la ventilation.
La rubrique F/T concerne l’affectation pour le service de restauration (forfait ou ticket)
Le compte est une information complémentaire facultative.
Cette information est utile lors de l’édition de certains états et permet de regrouper les mouvements et d’avoir des sous-totaux par compte.
Pour ajouter une nouveau ligne de prélèvement, cliquer sur la première ligne vide du tableau.
Entrer les informations relatives à ce prélèvement dans la zone de saisie située en bas du tableau.
A la validation de l’encaissement, des vérifications de cohérence sont effectuées (validité de l’IBAN, cohérence des montants saisis, …).
Un message avertit l’utilisateur pour toute situation anormale.
Lorsque des remboursements doivent être saisis à la suite, le bouton Ajouter permet de valider l’enregistrement en cours de saisie et de se placer en mode création.
Recherche :
Lorsque le mode consultation est actif, il est possible de rechercher un remboursement.
Presser la touche F3 ou cliquer sur le bouton Rechercher situé en haut à gauche de la fenêtre.
La fenêtre de recherche s’ouvre avec le numéro d’enregistrement, le numéro de reçu, le nom/prénom, le badge, le tiré, le montant et la date.
Le défilement dans le tableau est possible.
Le fait de cliquer sur le titre d’une colonne effectue un tri sur la colonne concernée.
Ainsi, le fait de cliquer sur le titre de la colonne Tiré classe tous les remboursements par ordre alphabétique sur le nom du tiré.
Ce tri est valable pour toutes les rubriques affichées dans la fenêtre de recherche.
Lorsque le remboursement recherché est affiché à l’écran, il est possible de le modifier.
Toutes les informations liées à ce mouvement sont modifiables.
Important
La modification d’un remboursement peut avoir des incidences sur le compte de la fiche concernée.
Il est donc recommandé d’utiliser ces fonctions avec beaucoup de précaution.
Toutes les valeurs qui doivent être remboursées par virement bancaire font l’objet d’un fichier de paiement.
Pour réaliser la disquette de paiement, sélectionner la fonction Etats / Finances / Fichier de virement / SEPA (IBAN – BIC)
Lorsque tous les remboursements sont traités en une seule fois, ne pas mettre de sélections sur l’établissement, la division et le régime.
La date de règlement correspond à la date à partir de laquelle les virements seront effectués.
Cette date doit être un jour de la semaine entre lundi et vendredi, hors jour férié.
Les dates ‘Remboursements’ concernent la période sur laquelle le traitement a eu lieu.
Ces dates sont importantes lorsque plusieurs traitements sont effectués.
Il convient de mettre la période sur laquelle tous les remboursements souhaités ont eu lieu.
Déterminer l’emplacement où le fichier va être créé : lecteur et dossier.
Le numéro du fichier du jour est par défaut à 1. Incrémenter ce numéro lorsque plusieurs fichiers de virement sont faits dans la même journée.
Vérifier les paramètres de l’établissement ainsi que les paramètres du teneur de compte DFT.
Si toutes les informations nécessaires au traitement sont renseignées, le fichier de virement est créé à l’emplacement déterminé par l’utilisateur.
Le fichier créé portera le nom suivant : Virements_0751234A_001_20140616.XML
0751234A correspond au numéro de l’établissement
001 correspond au numéro du fichier du jour choisi lors de la préparation du fichier
20140616 correspond à la date sous format année mois jour.
Les bordereaux d’accompagnement s’impriment : un bordereau avec le nombre de mouvements et les coordonnées du remettant ainsi qu’un bordereau détaillé des règlements.
Il est possible de refaire le fichier de virement, même ultérieurement.
Pour cela, il convient simplement d’entrer des dates qui correspondent à la période souhaitée.
La fonction de virement permet de transférer des valeurs d’une fiche (d’un ou plusieurs comptes) vers une ou plusieurs autres fiches (sur un ou plusieurs comptes).
L’accès aux virements peut se faire de deux façons différentes :
- au moyen de la fonction Finances / Virements
- en pressant le bouton Virement situé sur l’onglet Situation de la fiche individuelle
Lorsque la fenêtre des virements est ouverte par la fonction Finances / Virements, un mouvement apparaît en visualisation.
Pour ajouter un nouveau virement, cliquer sur le bouton Ajouter.
Lorsque la fenêtre des encaissements est ouverte depuis la fiche individuelle, le mode création est activé avec pour référence la fiche en cours de visualisation sur la fenêtre des fiches individuelles.
Dans ce cas, le numéro de badge et le nom sont déjà sélectionnés.
Entrer le montant du virement.
Cette valeur correspond au montant total du virement, même lorsque celui-ci doit être ventilé sur plusieurs services et/ou plusieurs fiches.
La date du jour est proposée par défaut. Il est possible de la modifier.
Le numéro d’enregistrement est affiché. Cette valeur est générée automatiquement et il n’est pas possible de la modifier.
Prélèvements :
Le cadre des prélèvements affiche le détail des montants prélevés.
Par défaut, le prélèvement s’effectue pour la totalité sur le service Restauration, selon le type du régime associé à la fiche.
Pour modifier le prélèvement proposé, cliquer sur la ligne et modifier les informations dans la zone de saisie située en bas du tableau.
Selon le service associé, il est possible d’entrer un détail complémentaire.
Pour le service de restauration, le trimestre d’affectation doit être renseigné (le trimestre en cours est proposé).
La rubrique F/T concerne l’affectation pour le service de restauration (forfait ou ticket)
Renseigner le compte lié au mouvement. Cette saisie est facultative.
Le montant total est proposé.
Entrer le montant souhaité et faire une au autre prélèvement si besoin.
Dans le bandeau situé au milieu de la fenêtre des virements sont affichés les soldes des différents services.
Affectations :
La partie basse de la fenêtre est consacrée aux ventilations du virement.
Par défaut, la ventilation s’effectue pour la totalité sur le service Restauration, selon le type du régime associé à la fiche.
Pour modifier la ventilation proposée, cliquer sur la ligne et modifier les informations dans la zone de saisie située en bas du tableau.
Selon le service associé, il est possible d’entrer un détail complémentaire.
Pour le service de restauration, le trimestre d’affectation doit être renseigné (trimestre en cours proposé par défaut).
Pour le service Produits annexes, il convient de mentionner le produit concerné par la ventilation.
La rubrique F/T concerne l’affectation pour le service de restauration (forfait ou ticket)
Le compte est proposé par défaut selon la ventilation.
La saisie du compte est facultative.
S’il y a plusieurs ventilations, entrer la valeur de l’affectation en cours de saisie.
Pour ajouter une nouvelle ventilation, cliquer sur la première ligne vide du tableau et entrer les informations relatives à cette ventilation dans la zone de saisie située en bas du tableau des ventilations.
A la validation du virement, des vérifications sont effectuées concernant les prélèvements et les ventilations.
Un message avertit l’utilisateur pour toute situation anormale.
Lorsque des virements doivent être saisis à la suite, le bouton Ajouter permet de valider l’enregistrement en cours de saisie et de se placer en mode création.
Recherche :
Lorsque le mode consultation est actif, il est possible de rechercher un virement.
Presser la touche F3 ou cliquer sur le bouton Rechercher situé en haut à gauche de la fenêtre.
La fenêtre de recherche s’ouvre avec le numéro d’enregistrement, le nom/prénom, le badge, le montant et la date.
Le défilement dans le tableau est possible.
Le fait de cliquer sur le titre d’une colonne effectue un tri sur la colonne souhaitée.
Ainsi, le fait de cliquer sur le titre de la colonne Date classe tous les mouvements par ordre chronologique.
Ce tri est valable pour toutes les rubriques affichées dans la fenêtre de recherche.
Lorsque le virement recherché est affiché à l’écran, il est possible de le modifier.
Toutes les informations liées au virement sont modifiables.
Important
La modification d’un virement peut avoir des incidences sur le compte de la fiche ou des fiches concernées.
Il est donc recommandé d’utiliser ces fonctions avec beaucoup de précaution.
La fonction de prélèvement automatique permet de paramétrer les fiches sur lesquelles le prélèvement automatique sera activé.
Ce paramètre se définit sur la fiche individuelle
Le prélèvement concerne le service de restauration et les produits annexes.
Le principe de prélèvement fonctionne de manière différente pour le forfait ou pour le ticket.
Prélèvement restauration forfait :
Pour la gestion du prélèvement au forfait, il existe deux manières de procéder.
Le prélèvement peut s’effectuer selon le montant fixe défini dans le régime ou en fonction du solde de la fiche.
Lorsque le paramètre Montant fixe est coché, le montant défini dans les paramètres du régime sera prélevé, dans la limite du solde débiteur de la fiche.
Lorsque le paramètre Solde est activé, le montant du prélèvement sera dépendant du solde de la fiche pour avoir un montant réparti de manière équitable sur le trimestre.
Prélèvement restauration ticket :
Pour le prélèvement des fiches au ticket, trois méthodes peuvent s’appliquer.
Pour la méthode Consommés, le montant du prélèvement sera déterminé par la valeur des consommations sur une période donnée.
L’option Montant fixe générera un prélèvement du montant défini dans le régime, quelle que soit la situation de la fiche.
Pour le choix Solde, la valeur du prélèvement sera dépendante du montant du solde, le but étant de mettre le solde à 0.
Prélèvement produits annexes :
Lorsque le prélèvement est activé pour les produits annexes, le montant des produits annexes sera prélevé.
S’il y a plusieurs produits annexes à régler, le montant prélevé pour les produits annexes sera réparti en plusieurs ventilations sur les produits concernés.
Informations fiche individuelle :
Pour que le prélèvement puisse avoir lieu, il faut que la Référence Unique de Mandat (RUM) et la date de signature du mandat soient renseignées.
La Référence Unique de Mandat (RUM) est la référence utilisée pour les prélèvements au format SEPA.
Cette référence peut se générer de manière automatique ou de manière individuelle sur la fiche.
Dans ce cas, cliquer sur le bouton situé à droite du champ pour générer la RUM.
Si la référence est déjà saisie, il est conseillé de ne pas la modifier.
Le bouton d’impression situé au dessus de cette zone permet d’imprimer un Mandat de prélèvement.
C’est ce document qui va autoriser l’établissement à pouvoir prélever sur le compte du responsable.
La date de signature est renseignée lors de l’impression du mandat, elle peut être changée par l’utilisateur.
Il est conseillé de ne plus la modifier une fois que les prélèvements ont commencé pour la fiche concernée.
Les coordonnées financières du responsable sur lequel va s’effectuer le prélèvement doivent être renseignées sur la fiche individuelle.
Ces informations peuvent être définies sur le responsable principal de la fiche ou sur le responsable prélèvements lorsque ceux-ci sont différents.
Pour pouvoir effectuer un prélèvement, il convient que le nom du tiré, le mode, l’IBAN et le BIC soient renseignés.
Pour générer de manière automatique les prélèvements, sélectionner la fonction Finances / Prélèvement automatique.
Effectuer si besoin une sélection sur les rubriques établissement, division et régime.
Un choix peut être fait également sur les individus, il est ainsi possible de sélectionner quelques fiches à prélever uniquement.
Lorsque les prélèvements se font en une seule génération, il est inutile d’effectuer une sélection, il est préférable de conserver toutes les rubriques sélectionnées.
La sélection du prélèvement permet une répartition homogène de la créance sur les trois prélèvements du trimestre.
Ainsi, le montant du prélèvement sera dépendant de la situation de la fiche.
Lorsque le service restauration ticket est activé, saisir la période sur laquelle les consommés sont pris en compte.
Cette période déterminera le montant des prélèvements en fonction des consommations à la restauration.
Activer les services concernés par le prélèvement : restauration forfait, restauration ticket et produits annexes..
Lorsque l’établissement facture les frais de prélèvement aux familles, entrer le montant des frais de prélèvement.
Ces frais seront alors ajoutés à la somme initialement prévue.
Un produit annexe sera créé sur la fiche pour ces frais de prélèvement.
Il est conseillé d’effectuer dans un premier temps une simulation de paiement.
Durant cette phase, un test est fait sur les données présentes.
En effet, pour toutes les fiches prélevées, les informations nécessaires sur le responsable sont : le nom du tiré, le mode, l’IBAN et le BIC.
Le mode utilisé lors de la génération des mouvements sera le mode <Prélèvement>.
Lorsque des anomalies sont détectées, ces dernières sont référencées et affichées.
Toutes les fiches en anomalie ne seront pas traitées.
Lorsque toutes les anomalies sont corrigées, il convient de lancer la phase de traitement réel en décochant le paramètre Simulation.
Après le traitement, toutes les sommes qui doivent être prélevées sont transmises par un fichier de prélèvement.
Pour réaliser ce fichier de prélèvement, sélectionner la fonction Etats / Finances / Fichier de prélèvement / SEPA (IBAN – BIC)
Lorsque tous les prélèvements sont traités en une seule fois, ne pas mettre de sélection sur l’établissement, la division et le régime.
Le paramètre Ajouter la balise BatchBooking devra être coché uniquement pour les établissements qui travaillent avec des banques privées.
Renseigner la date d’échéance. Cette date correspond à la date à laquelle les prélèvements auront lieu sur le compte des familles.
La date d’échéance doit être un jour de la semaine entre lundi et vendredi, hors jour férié.
Les dates ‘Prélèvements’ concernent la période sur laquelle le traitement a eu lieu.
Il convient de mettre la date à laquelle la procédure de prélèvement automatique a été exécutée de manière définitive (sans simulation).
Déterminer l’emplacement où le fichier va être créé : lecteur et dossier.
Le numéro du fichier du jour est par défaut à 1. Incrémenter ce numéro lorsque plusieurs fichiers de prélèvement sont faits dans la même journée.
Vérifier les paramètres de l’établissement ainsi que les paramètres du teneur de compte DFT.
Si toutes les informations nécessaires au traitement sont renseignées, le fichier de prélèvement est créé à l’emplacement déterminé par l’utilisateur.
Le fichier créé portera le nom suivant : Prelevements_0751234A_001_20140616.XML
0751234A correspond au numéro de l’établissement
001 correspond au numéro du fichier du jour choisi lors de la préparation du fichier
20140616 correspond à la date sous format année mois jour.
Les bordereaux d’accompagnement s’impriment : un bordereau avec le nombre de mouvements et les coordonnées du remettant ainsi qu’un bordereau détaillé des prélèvements.
Il est possible de refaire le fichier de prélèvement, même ultérieurement.
Pour cela, il convient simplement d’entrer des dates qui correspondent à la période souhaitée.
Rejet de prélèvement :
Lorsque des prélèvements sont rejetés ou non traités, il est possible de noter cette information sur le mouvement.
Pour cela, rechercher le mouvement concerné.
Lorsque le mouvement concerné par le rejet de prélèvement est affiché, activer le mode Modification.
Cocher l’option Prélèvement rejeté.
Une validation est demandée pour cette opération.
Le montant du prélèvement passera alors à 0,00 et l’ancien montant sera mentionné à titre indicatif.
La fonction Etats / Finances / Prélèvements rejetés permet d’obtenir la liste des prélèvements rejetés.
Toutes les éditions sont accessibles par le menu Etats.
Plusieurs entrées dans ce menu sont accessibles.
Pour chaque état, une fenêtre s’affiche avec les sélections possibles.
Les sélections sont différentes en fonction des états et des informations à éditer.
Pour sélectionner les informations à éditer, se positionner sur l’onglet sélectionné et garder cochées uniquement les sélections souhaitées.
Le fait de supprimer des sélections restreint les informations à imprimer.
Effectuer une sélection uniquement sur les informations utiles dans la liste souhaitée.
Pour une liste des encaissements des commensaux, il convient de sélectionner cette rubrique dans l’onglet ‘Statuts’.
Il est inutile de désactiver tous les régimes non utilisés par les commensaux, il est également inutile de désactiver toutes les divisions.
Le fait de sélectionner uniquement Commensal inhibe automatiquement toutes les fiches en statut Elève, quel que soit le régime ou quelle que soit la division.
Une représentation des sélections est visualisable dans la partie droite de la fenêtre.
Chaque rubrique sur laquelle une sélection est apportée est automatiquement déroulée.
Les désignations affichées sont celles qui sont sélectionnées.
L’application OrcadiaCSv2 permet d’effectuer des avis ou courriers. Cette fonctionnalité se compose comme un publipostage.
La maquette du courrier doit être faite et les rubriques souhaitées doivent être insérées à l’endroit voulu dans le courrier.
La saisie des courriers s’effectue par la fonction Gestion / Lettres personnalisées.
La fenêtre des courriers se décompose en trois parties principales :
- la zone de saisie du texte
- la zone de saisie des sélections
- l’affichage des rubriques disponibles
Le corps du courrier se frappe comme sur un traitement de texte.
Le courrier peut être saisi directement au moyen de Word, ce qui permet d’avoir plus de paramètres pour la mise en forme du texte.
Il est possible de sélectionner la police de caractères, la taille. Les fonctionnalités gras, italique et souligné sont disponibles.
A l’emplacement où une rubrique doit être insérée, il convient d’effectuer un double-clic sur la rubrique concernée.
Cette dernière va s’afficher avec le code qui lui est rattaché.
Il est conseillé d’utiliser la touche de tabulation plutôt que des espaces pour le positionnement des informations sur l’édition.
Il est possible d’utiliser l’aperçu vous obtenir un rendu visuel du courrier.
Pour cela, cliquer sur le bouton Aperçu situé en haut à gauche.
Choisir la taille de la fenêtre (de 25 à 200 %).
Cette fenêtre permet d’obtenir une visualisation au niveau de la présentation de l’état et des rubriques insérées.
Sur la fenêtre d’aperçu, il est possible de modifier les marges définies par défaut.
Les sélections vont permettre de déterminer les destinataires du courrier. Cette sélection s’effectue avec un comparateur et une valeur.
Exemple :
Pour un avis à tous les débiteurs au service de restauration forfait, il convient dans un premier temps de se positionner dans la zone de saisie des sélections.
La valeur qui va servir de référence est le solde restauration forfait, sélectionner la rubrique Restauration / Forfait / Solde et faire un double-clic sur cette rubrique.
La rubrique [SOLDEFORF] va donc s’afficher.
Il convient ensuite de déterminer le comparateur et la valeur.
Les fiches débitrices sont des fiches qui ont un solde négatif, donc un solde inférieur à zéro.
Le comparateur sera donc le signe inférieur et la valeur sera 0.
Dans la zone des sélection, il y aura donc :
[SOLDEFORF]<0
Cette ligne traduit : Solde forfait restauration inférieur à zéro.
La sélection n’est pas limitée à une rubrique.
Une sélection multiple peut être entrée. Il convient d’entrer une sélection par ligne.
Les sélections sur l’établissement, la division, le régime, le statut ou l’individu se font lors de la préparation de l’impression des courriers.
Lors de la sélection des rubriques, il convient de ne pas entrer deux sélections contraires.
Dans ce cas, aucune fiche ne serait sélectionnée et aucun courrier ne serait édité
Toutes les rubriques disponibles peuvent être appelées par la liste déroulante des rubriques.
Celles-ci sont classées par service.
Pour accéder à ces rubriques, cliquer sur le titre du chapitre pour dérouler les rubriques rattachées au service sélectionné.
Pour positionner une rubrique dans le texte ou dans la sélection, il convient de placer le curseur à l’endroit souhaité et de faire un double-clic sur la rubrique qui convient.
Chaque rubrique est codée et entourée de crochets.
Il convient de ne pas modifier le libellé de la rubrique et de ne pas ôter les crochets.
Lorsqu’il y a un doute sur la désignation d’une rubrique, il est préférable de supprimer le libellé et de sélectionner à nouveau la rubrique souhaitée.
L’impression des courriers s’effectue au moyen de la fonction Etats / Courriers.
Sélectionner le modèle de lettre à éditer.
Apporter les sélections nécessaires si besoin.
Il est souvent inutile d’effectuer des sélections sur cette partie.
En effet, les seules sélections apportées sur la lettre personnalisée peuvent suffire à cibler les fiches à imprimer.
Pour imprimer un courrier pour un seul individu, il convient de sélectionner la fiche concernée sur l’onglet Individu.
Il n’y a pas lieu d’effectuer des sélections sur les autres onglets.
Pour sélectionner l’individu concerné, cliquer sur le bouton +.
La fenêtre de recherche des individus s’ouvre, sélectionner l’individu en fonction de son numéro de badge ou de son nom, ou en faisant dérouler la liste affichée.
Faire un double-clic sur l’individu à sélectionner.
Il est possible de sélectionner une liste d’individus.
Ci-dessous quelques exemples de sélections.
1) Sélectionner les fiches des élèves non boursiers débiteurs à la restauration forfait :
Les élèves débiteurs à la restauration forfait sont des élèves qui ont le solde restauration inférieur à zéro.
Il faudra sélectionner la rubrique Restauration / Forfait / Solde, mettre le signe inférieur et la valeur zéro.
Les élèves non boursiers sont des élèves sont des fiches qui ont un total de bourses égal à 0.
Il faudra donc sélectionner la rubrique Bourses / Total Bourses, mettre le comparateur égal et la valeur zéro.
La transcription de ces deux sélections est :
[SOLDEFORF]<0
[TOTBOURS]=0
2) Sélectionner toutes les fiches qui ont un solde ticket créditeur :
Les fiches qui ont un solde ticket créditeur sont les fiches qui ont un solde restauration ticket supérieur à zéro.
Il convient donc de sélectionner la rubrique Restauration / Ticket / Solde, mettre le signe supérieur et la valeur 0.
La transcription de cette sélection est :
[SOLDETICK]>0
3) Sélectionner toutes les fiches à partir d’un certain nom :
Il peut arriver qu’il y ait un arrêt pendant l’impression des avis.
Ainsi, il est possible de redémarrer à compter d’un certain nom lorsque les avis sont édités par ordre alphabétique.
Si le dernier nom imprimé tait MARTIN, il convient de recommencer l’impression à compter de ce nom.
La sélection se fera donc sur la rubrique Classification / Nom, mettre le signe supérieur et mettre le nom souhaité, soit MARTIN.
Lorsqu’une sélection concerne un libellé, il convient de le noter entre guillemets et d’écrire ce libellé intégralement en majuscules.
La transcription de cette sélection est :
[NOM]>"MARTIN"
4) Sélectionner uniquement les fiches qui ont une bourse au mérite :
Les fiches qui ont une bourse au mérite sont celles qui, par déduction, ont une valeur de bourse au mérite supérieure à zéro.
La sélection se fera donc sur la rubrique Bourses / Valeur bourse au mérite. Le comparateur sera le signe supérieur et la valeur 0.
La transcription de cette sélection est :
[VALMERITE]>0
5) Sélectionner les fiches qui ont un solde ticket compris entre 5 et 20 euros
Les fiches qui ont un solde ticket créditeur sont les fiches qui ont un solde restauration ticket supérieur ou égal à cinq et inférieur ou égal à vingt.
Il faudra sélectionner la rubrique Restauration / Ticket / Solde, mettre le signe supérieur égal et la valeur 5.
Une deuxième sélection sera notée avec la même rubrique, à savoir Restauration / Ticket / Solde, mettre le signe inférieur égal et la valeur 20.
La transcription de cette sélection est :
[SOLDETICK]>=5
[SOLDETICK]<=20
L’onglet restauration des paramètres généraux (Fichier / Paramètres généraux) permet de définir les repas sur lesquels les badges jetables sont autorisés.
Ces paramètres ne sont pas figés et peuvent être modifiés.
La modification est prise en compte dès le repas suivant.
Plusieurs types de fonctionnement existent pour les badges jetables :
- activation et vente au moyen d’un distributeur
- vente directe
Lorsque la distribution se fait par un distributeur de badges jetables, il convient dans un premier temps d’activer les badges.
Pour activer les badges, sélectionner la fonction Gestion / Badges jetables.
Activer la série qui est placée dans le distributeur.
Si toutefois des badges étaient dérobés, il est possible de désactiver certains numéros afin qu’ils ne puissent pas être utilisés.
Le numéro proposé est le numéro qui suit le plus grand numéro activé ou vendu.
Lors d’un fonctionnement en vente directe, il est inutile d’activer les badges jetables.
Ces derniers sont activées par la validation de l’encaissement.
L’encaissement sera également utilisé pour enregistrer les mouvements financiers relatifs aux badges jetables vendus par le distributeur.
Tout comme les badges clients, il est possible d’effectuer une régularisation du passage pour un badge jetable.
Cliquer dans un premier temps sur le type de badge : Jetable.
Entrer le numéro du badge jetable concerné.
Entrer la date et l’heure du passage
Contrairement aux passages de badges clients, il n’est pas possible de supprimer le passage d’un badge jetable, que ce passage soit réel ou régularisé après le service.
La liste générale permet à l’utilisateur de sélectionner une série de badges jetables.
Pour chaque badge figurant dans la série sélectionnée, il est mentionné l’état du badge : actif, désactivé ou utilisé.
Lorsque le badge jetable est utilisé, la date et le repas d’utilisation sont mentionnés.
Menu : Etats / Badges jetables / Générale
La liste des présences permet d’obtenir, pour une période sélectionnée, la liste des badges jetables utilisés.
La date et l’heure de passage sont mentionnées.
Menu : Etats / Badges jetables / Présence
La liste des badges inutilisés récapitule les badges jetables qui ont été activés et qui ne sont pas encore utilisés.
Menu : Etats / Badges jetables / Inutilisés
Diverses listes financières sont liées à la gestion des badges jetables.
La liste des encaissements permet de visualiser tous les mouvements financiers liés aux badges jetables pour une période donnée.
Une sélection est possible sur les modes à éditer.
Menu : Etats / Badges jetables / Encaissements
Un ordre de recettes peut être imprimé pour les badges jetables.
Cet état peut être édité pour chaque tarif de vente.
La période et la série de badges jetables peut être sélectionnée.
Menu : Etats / Badges jetables / Ordre de recettes.
L’importation des fichiers Siècle s’effectue en deux phases :
- extraction des données Siècle dans un fichier temporaire
- importation du fichier temporaire dans Orcadia CS version 3
Extraction du fichier
Siècle :
Dans le menu situé dans la partie gauche de l’écran, sélectionner la fonction Exploitation / Extractions personnalisées.
La liste des extractions déjà réalisées s’affiche.
Pour effectuer une nouvelle extraction des données de
Siècle, cliquer sur le bouton
Entrer le titre de l’extraction et sa description. Un exemple de titre et de description est donné.
Ne rien renseigner dans les critères de sélection puis cliquer sur le bouton ‘Suite’.
Sélectionner le thème. Dérouler
la liste de choix et sélectionner ‘Identification de l’élève’.
Les différentes rubriques liées à l’identification de l’élève s’affichent.
Pour le thème Identification de l’élève, sélectionner les rubriques suivantes :
-
Nom
-
Prénom 1
-
Date de naissance
-
INE
-
Commune de naissance
-
Pays de naissance
-
Nationalité
-
Sexe
Pour sélectionner les rubriques,
cliquer sur la rubrique souhaitée et sur le bouton
Pour supprimer une rubrique
sélectionnée à tort, cliquer sur cette rubrique et ensuite sur le bouton
Lorsque toutes ces rubriques sont sélectionnées, choisir le thème ‘Scolarité actuelle’.
Lorsque le thème ‘Scolarité actuelle’ est sélectionné, les rubriques liées à ce thème s’affichent. Les rubriques déjà sélectionnées restent affichées dans le cadre de droite.
Pour le thème Scolarité actuelle, sélectionner les rubriques suivantes :
-
Division
-
Régime
- Doublement
Cliquer sur le bouton
Choisir ensuite le thème ‘Resp. Legal1’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.
Pour le thème Responsable Légal 1, sélectionner les rubriques suivantes :
-
Civilité resp. légal1
-
Nom resp. légal1
-
Prénom resp. légal1
-
Ligne 1 Adresse légal1
-
Ligne 2 Adresse légal1
-
Commune resp. légal1
-
Code postal resp. légal1
-
Tel maison resp. légal1
-
Tel mobile resp. légal1
-
Courriel resp. légal1
-
RIB légal1
-
IBAN Légal1
-
BIC Légal1
Cliquer sur le bouton
Choisir ensuite le thème ‘Resp. Financier’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.
Pour le thème Responsable financier, sélectionner les rubriques suivantes :
-
Civilité resp. financ.
-
Nom resp. financ.
-
Prénom resp. financ.
-
Ligne 1 Adresse financ.
-
Ligne 2 Adresse financ.
-
Commune resp. financ.
-
Code postal resp. financ.
-
Tel maison resp. financ.
-
Tel mobile resp. financ.
-
Courriel resp. financ.
-
RIB financ.
-
IBAN financ.
-
BIC financ.
Cliquer sur le bouton
Choisir ensuite le thème ‘Bourse’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.
Pour le thème Bourse, sélectionner les rubriques suivantes :
-
Type de bourse nat.
-
Type de bourse clg.
-
Taux bourse clg.
-
Parts bourse nat.
Cliquer sur le bouton
Toutes les rubriques utiles à l’importation sont sélectionnées.
Cliquer sur le bouton ‘Suite’ pour continuer la procédure.
Toutes les rubriques sélectionnées apparaissent sous la forme d’une liste. Il est possible de définir un ordre de tri pour chaque rubrique.
Dans l’ordre de tri, entrer les valeurs suivantes :
-
1 pour la rubrique Division
-
2 pour la rubrique Nom
- 3 pour la rubrique Prénom 1
Ne rien cocher dans les colonnes Compteur et Saut de Page.
Poursuivre la procédure pour faire afficher le résultat de la sélection.
Cliquer sur le bouton ‘Afficher’ situé en bas de la fenêtre pour faire apparaître à l’écran les données extraites du fichier Siècle.
Lorsque ces données sont
affichées, faire défiler le résultat obtenu et se positionner en bas de la
liste puis cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’
Lorsque l’extraction est enregistrée, cliquer sur le bouton ‘Export Excel’ pour exporter les données extraites vers un fichier qui sera traité ensuite dans l’application Orcadia CS v2.
Vérifier que le délimiteur soit
bien le point virgule puis cliquer sur le bouton ‘Export Excel’.
Cliquer sur le bouton ‘Enregistrer’ pour sauvegarder le fichier extrait de Siècle.
Un nom de fichier est proposé. Il est possible de le modifier.
Afin de distinguer les différents fichiers au fil des importations, il est conseillé de spécifier dans le nom du fichier un élément distinctif, comme la date par exemple : exportCSVExtraction270813.csv
Cela permet d’éviter les erreurs de confusion lorsque plusieurs fichiers cohabitent sur un même lecteur ou dans un même répertoire.
Sélectionner le lecteur et le répertoire d’accueil du fichier (clé USB, répertoire réseau, …).
Lorsque l’extraction du fichier Siècle et l’importation dans Orcadia CS se font sur le même poste, le plus simple est d’extraire le fichier dans un répertoire du disque dur.
Dans le cas contraire, il est conseillé de copier le fichier sur un support amovible (clé USB par exemple) ou d’utiliser un répertoire partagé du réseau.
Le fichier d’extraction Siècle est désormais présent sur le support sélectionné.
Il convient à présent d’importer ces données dans l’application Orcadia CS.
Importation du fichier
Siècle dans Orcadia CS version 3 :
Avant de débuter la procédure d’importation, il convient d’effectuer une sauvegarde des données au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.
Lorsque la sauvegarde est effectuée, exécuter la fonction Fichier / Importation / Siècle.
La sélection des éléments liés à l’importation du fichier Siècle se déroule selon plusieurs étapes :
-
choix du fichier à importer
-
sélection de l’établissement
-
filtre des divisions et des régimes
-
affectation des badges
-
mise à jour des rubriques
-
vérification des paramètres sélectionnés et
exécution
Lorsque les éléments de l’étape courante sont sélectionnés, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Les éléments sélectionnés s’affichent au fur et à mesure dans la partie droite de la fenêtre.
A tout moment, il est possible de revenir sur une ou plusieurs sélections au moyen du bouton Précédent.
Etape 1 : choix du fichier à importer
Renseigner le fichier Siècle à importer.
Il convient d’entrer le chemin complet d’accès au fichier extrait de Siècle : lecteur, répertoire et sous répertoires, nom du fichier.
Il est conseillé de sélectionner le fichier au moyen de la fenêtre de recherche.
Pour cela, cliquer sur le bouton situé juste à droite de la zone de saisie du nom du fichier Siècle à importer.
Une fenêtre de recherche s’ouvre et permet de sélectionner de manière simple le fichier concerné.
Sélectionner dans un premier temps le lecteur, ensuite le répertoire et les sous-répertoires puis le fichier d’importation et cliquer sur le bouton Ouvrir.
Tous les éléments liés au chemin d’accès et au nom du fichier sélectionné s’affichent.
Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.
Après avoir cliqué sur le bouton Suivant, le fichier se charge.
Un message avertit l’utilisateur de cet état.
Lorsque le fichier est conforme à la structure de fichier attendue, l’étape 2 s’affiche et la procédure se poursuit.
Dans le cas contraire, la procédure est stoppée à ce niveau et un message avertit l’utilisateur de certaines informations manquantes dans le fichier sélectionné.
Etape 2 : sélection de l’établissement
L’établissement sélectionné par défaut et le code rattaché à cet établissement s’affichent.
Lors d’une première importation, il convient d’entrer un nouvel établissement et de saisir un code d’établissement.
Les informations concernant ce nouvel établissement seront renseignées après l’importation au moyen de la fonction Gestion / Etablissements.
Sélectionner le type d’établissement : lycée par défaut.
Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Etape 3 : sélection des divisions et des régimes
L’étape 3 permet de sélectionner les divisions et les régimes à importer.
Lorsque l’importation concerne toutes les divisions, ne pas faire de choix dans la sélection des divisions.
Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton situé à droite du libellé « Choix des divisions à traiter » pour afficher la liste des divisions contenues dans le fichier extrait de Siècle et pouvoir sélectionner les divisions choisies.
Correspondance des régimes :
La liste des régimes détectés dans le fichier Siècle s’affiche dans la colonne ‘Fichier Siècle’ du tableau.
L’utilisateur a donc la possibilité, pour chaque régime, d’importer ou de ne pas prendre en compte ce régime lors de l’importation.
Par défaut, tous les régimes sont pris en considération (première colonne du tableau à Oui).
Pour ne pas prendre en compte un régime lors de l’importation, la colonne ‘Importer ?’ (première colonne du tableau) doit être à Non.
Pour mettre cette rubrique à Non, se positionner sur le régime concerné et décocher la case située en-dessous de la liste.
Il convient ensuite de déterminer l’association entre les régimes de Siècle et les régimes d’Orcadia CS version 3.
En effet, chaque application a des désignations différentes pour les régimes et c’est à l’utilisateur de décider du lien entre les deux applications.
Pour chaque régime qui doit être traité lors de l’importation, il convient de renseigner le régime Orcadia CS version 3 à associer.
Pour cela, se positionner sur le régime concerné et ouvrir la fenêtre de sélection située en-dessous de la liste des régimes.
Dans cette fenêtre vont apparaître les différents régimes qui existent dans l’application Orcadia CS version 3, cliquer sur le régime à affecter.
Lorsqu’un régime doit être traité et que le régime Orcadia CS version 3 à associer n’est pas renseigné, les personnes importées conserveront le même régime que dans Siècle avec la même orthographe.
Si ce régime n’existe pas dans Orcadia CS version 3, il sera créé lors de l’importation.
Lorsque tous les paramètres concernant les divisions et les régimes sont sélectionnés, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Etape 4 : affectation des badges
Entrer le numéro à partir duquel les badges doivent être affectés.
Le numéro proposé correspond au numéro suivant le plus grand numéro de badge attribué dans la base de données.
Les numéros de badge seront attribués un par un à partir du numéro choisi par l’utilisateur, sauf si le numéro est déjà affecté à une fiche.
Un numéro de badge est attribué à chaque fiche demi-pensionnaire, interne ou interne externé qui ne possède pas encore de numéro.
Dans le cas d’un élève externe, la fiche est créée sans numéro de badge.
Dans certaines configurations, il convient d’affecter un badge à chaque fiche, y compris pour les externes (lors d’un contrôle d’accès à l’entrée de l’établissement par exemple).
Dans ce cas, il convient d’activer le paramètre ‘Affecter des badges aux externes’.
Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.
Etape 5 : mise à jour des rubriques
L’étape 5 permet de définir les modifications à apporter par rapport à la situation actuelle.
En effet, les nouvelles fiches seront créées mais les fiches déjà existantes doivent être mises à jour.
C’est l’utilisateur qui détermine quels paramètres de la fiche doivent être modifiés.
Il y a possibilité de mettre à jour la division (avec l’établissement), le régime, les bourses, les coordonnées civiles et les coordonnées financières du responsable.
Activer le ou les paramètres souhaités, sachant que ces paramètres s’appliqueront à chaque fiche concernée par la mise à jour du fichier Siècle.
Lorsque les rubriques souhaitées ont été sélectionnées, cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure d’importation.
Etape 6 : vérification des paramètres
sélectionnés et exécution
L’étape 6 permet de récapituler les étapes précédentes et de confirmer l’exécution de l’importation.
Vérifier les différents paramètres sélectionnés affichés dans la partie droite de la fenêtre.
Pour modifier un ou plusieurs paramètres, cliquer sur le bouton Précédent et revenir sur l’étape concernée.
Modifier le ou les paramètres et revalider chaque étape.
Lorsque toutes les sélections sont correctes, cliquer sur le bouton Lancer l’importation pour exécuter la procédure d’importation du fichier.
Lors du traitement des données, une jauge permet de vérifier l’avancement de la procédure.
Laisser l’importation s’exécuter dans son intégralité.
Lorsque des anomalies ont été détectées durant le traitement de l’importation, ces anomalies apparaissent à l’écran.
Il est possible d’imprimer ces informations.
Lorsque l’importation est terminée, fermer et relancer les applications.
Pour obtenir la liste des fiches créées lors de l’importation, sélectionner la fonction Etats / Général / Création de fiches
Il est possible d’effectuer plusieurs importations pour mettre à jour les fiches dans le courant de l’année scolaire.
Les fiches déjà existantes seront mises à jour et les nouvelles fiches seront créées.
Cette procédure s’exécute à la fin du premier trimestre et du deuxième trimestre.
Les trimestres sont notés sur la base de l’année scolaire, le trimestre 1 correspond donc à la période septembre-décembre, le trimestre 2 à la période janvier-mars.
Avant d’exécuter les opérations de fin de trimestre, les bourses et remises de principe doivent être payées ou traitées, tous les états concernant les droits constatés et les ordres de recettes doivent être édités.
En effet, après l’opération de clôture trimestrielle, certaines informations ne pourront plus être imprimées, une nouvelle situation étant en cours sur la fiche.
Lorsque les droits constatés ne sont pas gérés avec le système Orcadia CS version 3, il est essentiel de déclarer cette situation sur les régimes dont les droits ne sont pas gérés de manière financière.
Seules les régimes qui gèrent du forfait sont concernés par cette situation.
Pour cela, exécuter la fonction Gestion / Régimes puis vérifier que la mention ‘Droits constatés’ soit désactivée uniquement pour les régimes au forfait dont les droits ne sont pas gérés par l’application.
Tous les autres régimes doivent avoir cette option cochée.
Vérifier, entrer ou modifier les tarifs de repas ou de forfaits trimestriels sur les régimes.
Entrer le nombre de jours pour les tarifs au forfait ainsi que le montant du prélèvement mensuel lorsque ce mode de paiement est utilisé.
Important :
Ne pas modifier les tarifs du trimestre courant pour les régimes au forfait tant que la clôture n’est pas exécutée.
Cela aurait pour conséquence de modifier la valeur du forfait et le solde de la fiche s’en trouverait forcément modifié.
Lorsque toutes les vérifications et modifications mentionnées ci-dessus ont été effectuées, fermer Scanning et effectuer une sauvegarde au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.
Cette sauvegarde devra être ensuite conservée et archivée durant toute l’année scolaire.
Exécuter la fonction Fichier / Clôture trimestrielle.
Cliquer sur le bouton Valider pour exécuter la clôture trimestrielle.
Confirmer l’exécution de la procédure lorsqu’une sauvegarde des données a été faite au préalable.
Lorsque certaines anomalies sont détectées lors de l’exécution de la clôture trimestrielle, un message en avertit l’utilisateur.
Si certaines bourses ou remises de principe n’ont pas été traitées, un message apparaît à l’écran.
Il est conseillé de ne pas continuer la procédure.
En effet, l’affectation de certaines bourses ou remises de principes au service de restauration ne serait pas prise en compte.
Lorsque les anomalies sont corrigées, exécuter la procédure de clôture trimestrielle.
Après la clôture trimestrielle, visualiser quelques fiches et vérifier la valeur des montants sur des fiches de différents régimes.
Lorsque toutes les opérations de clôture trimestrielle sont achevées, il est conseillé de fermer toutes les applications et de redémarrer l’ordinateur.
Avant d’effectuer la procédure de clôture annuelle, il convient de faire une sauvegarde de la base de données sur disquettes au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.
Cette sauvegarde devra être ensuite conservée et archivée.
La clôture annuelle s’exécute au moyen de la fonction Fichier / Clôture annuelle.
L’utilisateur a la possibilité de configurer les paramètres de la clôture annuelle comme il le souhaite selon les informations à conserver.
Tous les paramètres disponibles sur la fenêtre de clôture annuelle sont détaillés ci-dessous :
Suppression des passages :
Ce paramètre permet, lorsqu’il est coché, de supprimer tous les historiques de passages (restaurant, accès, photocopieur, ...) jusqu’à la date mentionnée.
Lorsque l’option de suppression des passages est activée, il est impératif que la date soit renseignée.
Il est conseillé de conserver les passages de l’année civile en cours.
Pour cela, mettre la date au 31/12 de l’année civile précédente.
Suppression des mouvements financiers :
La suppression des mouvements financiers va permettre d’épurer le fichier dans lequel sont enregistrés les encaissements, remises d’ordre, remboursements, paiements des bourses, ...
Lorsque la suppression des mouvements financiers est activée, la date doit être renseignée.
Il est conseillé de conserver les passages de l’année civile en cours.
Pour cela, mettre la date au 31/12 de l’année civile précédente.
Transfert des fiches dans une division temporaire :
Cette fonction permet de placer toutes les fiches qui possèdent une division dans une division temporaire dénommée TEMPO.
Chaque établissement est géré indépendamment.
Ainsi, chaque fiche reste rattachée à l’établissement précédemment mentionné sur celle-ci.
Il peut donc y avoir plusieurs divisions dénommées TEMPO, une pour chaque établissement.
Il est possible de sélectionner l’affectation d’une division TEMPO pour les élèves et/ou pour les commensaux.
Par défaut, la case Elèves est activée. Cela suppose que seules les fiches des élèves seront placées dans une division TEMPO.
Les fiches mises en division temporaire peuvent être modifiées automatiquement par l’importation ou au moyen d’une saisie de la division sur chaque fiche.
Après cette manipulation, toutes les fiches qui sont restées en division temporaire appartiennent à des personnes qui ont quitté l’établissement.
La classe temporaire sera créée automatiquement durant la procédure.
Elle sera nommée TEMPO avec la référence de l’année scolaire en cours (TEMPO_2013 pour l’année scolaire 2013/2014).
Les fiches qui sont déjà dans une division TEMPO avec une référence d’année antérieure ne seront pas modifiées par la clôture annuelle.
Il sera alors plus facile de supprimer ces fiches.
La suppression d’une division TEMPO de chaque établissement et de chaque année scolaire permet de supprimer toutes les fiches associées à cette division en une seule manipulation.
Ainsi, à tout moment, la liste des élèves en division temporaire peut être éditée.
Pour cela, exécuter la fonction Etats / Général / Liste générale. Sélectionner la ou les divisions TEMPO puis exécuter l’édition.
Suppression des régimes sur les fiches des élèves :
Ce paramètre permet de supprimer le régime sur les fiches des élèves.
Il est important de cocher ce paramètre lorsque la mise à jour du fichier s’effectue par une importation sur laquelle le régime est renseigné.
Au moyen de l'importation, les régimes vont être mis à jour sur les fiches de manière automatique.
Les élèves qui ne sont pas renseignés par l’importation n'auront pas de régime sur leur fiche et par conséquent pas de droit d’accès.
Suppression des accès individu :
Cette option permet de supprimer toutes les autorisations supplémentaires faites sur les fiches individuelles.
Suppression des accès exclusifs :
Ce paramètre permet de supprimer toutes les limitations de passages présentes sur les fiches individuelles.
Les accès exclusifs sont surtout utilisés lors de la gestion de forfait modulé avec des jours de passage définis.
Reprise soldes antérieurs de restauration pour élèves au forfait :
Lorsque ce paramètre est coché, les soldes antérieurs sont conservés sur les fiches des élèves au forfait.
Cela ne concerne pas les commensaux et les élèves au ticket : leur solde antérieur est reporté.
Lorsque les droits constatés n’ont pas été gérés par l’application, il est conseillé de ne pas activer cette option.
En effet, cela permet de débuter une nouvelle année scolaire avec une situation nouvelle pour chaque élève.
Les soldes antérieurs des élèves au forfait (débiteurs et créditeurs) ne sont donc pas reportés.
Lorsque cette option est cochée, les soldes (débiteurs et créditeurs) vont être reportés sur la fiche de la personne pour le premier trimestre de l’année scolaire suivante.
Remise à zéro des bourses et remises de principe :
Cette option permet de remettre à zéro le nombre de parts de bourses ainsi que le pourcentage de remise de principe sur les toutes les fiches.
Pour remettre à zéro les parts de bourses et les pourcentages de remises de principe, cocher cette option.
Suppression élèves :
Trois choix sont proposés :
- aucun : aucun élève supprimé
- tous : suppression de tous les élèves
- sauf boursiers : suppression de tous les élèves sauf les boursiers
Sélectionner le paramètre choisi.
Lorsque les élèves sont mis à jour avec une importation et conservent le même numéro de badge, il convient de laisser le paramètre Aucun pour ne pas supprimer les fiches des élèves.
Suppression des commensaux :
Lorsque ce paramètre est coché, cette fonction permet de supprimer tous les commensaux.
Si vous souhaitez conserver les fiches des commensaux, ne pas cocher ce paramètre.
Suppression des produits soldés, affectés :
Ce paramètre permet de supprimer les produits annexes soldés sur les fiches individuelles.
L’utilisateur peut sélectionner la période concernée en saisissant une date de fin d’affectation.
Ainsi, tous les produits saisis sur les fiches jusqu’à cette date et qui sont soldés seront supprimés.
Pour ne rien supprimer sur les produits annexes, ne pas cocher ce paramètre.
Lorsque la suppression des produits soldés est activée, il est conseillé de mettre le 31/12 de l’année civile précédente dans la date.
Cela permet de conserver les produits annexes de l’année civile en cours.
Exécution de la clôture annuelle :
Lorsque tous les paramètres ont été renseignés, cliquer sur le bouton Valider pour exécuter la procédure de clôture annuelle.
Si des informations importantes n'ont pas été renseignées, un message en avertit l’utilisateur.
Dans ce cas, effectuer les corrections nécessaires puis valider.
Lors de l’exécution de la procédure de clôture annuelle, certaines situations peuvent nécessiter une confirmation de l’utilisateur (ex :continuer la procédure alors que certaines bourses ne sont pas traitées, ...)
Lorsqu’un problème intervient lors de la clôture annuelle, la procédure est arrêtée.
La situation avant la clôture annuelle est restaurée.
Lorsque la phase de clôture annuelle est achevée, vérifier les dates des trimestres pour la nouvelle année scolaire. Pour cela, utiliser la fonction Fichier / Paramètres généraux.
Modifier si besoin les dates de début et de fin des trimestres puis valider.
Modifications après clôture :
Modifier les tarifs des régimes.
Pour ce faire, exécuter la fonction Gestion / Régimes.
Sélectionner chaque régime, vérifier le montant sur chaque prestation rattachée au régime et modifier si besoin les tarifs.
Il est possible d’entrer les tarifs pour les trois trimestres lorsque ceux-ci sont connus.
Le cas échéant, entrer le tarif du premier trimestre.
Pour les montants forfaitaires, entrer le nombre de jours du trimestre.
Lorsque tous les tarifs ont été modifiés, visualiser quelques fiches.
Vérifier la valeur des montants sur des fiches de différents régimes.
A la fin de la clôture annuelle, effectuer une nouvelle sauvegarde des données au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.