Importation Aplon

Créer un fichier Excel aplon avec les colonnes suivantes

Le fichier est un fichier excel (xls ou xlsx) dont le format est le suivant.

Nota : C'est le nom des colonnes est pris en compte.

Si les colonnes n'ont pas ces noms, il faut les renommer.

Code

Nom

Prénom

Classe

Code

Code appellation

Libellé

Libellé long

Rue

Complément rue

Code postal

Commune

Nom 1

Prénom 1

Nom 2

Prénom 2

BANQUE

DOMICILIATION

IBAN

BIC

STJO7195

MOREAU

CLEMENT

NOUV2

7195

DP 5 jours

M. ou Mme

Monsieur ou Madame

LES CHESNEAUX

49270

ST LAURENT DES AUTELS

MOREAU

DAVID

TERRIEN

PATRICIA

LCL

AUDOU

FR0220041010110573389H03296

PSSTFRPPNTE

STJO6756

CHIRON

THOMAS

6756

DP 4 jours

Madame

62 ALLEE DES VIOLETTES

44150

ANCENIS

CHIRON

ANNE

LA POSTE

ANCENIS

FR0320041010111067597R03201

PSSTFRPPNTE

Les colonnes Banque, Domiciliation, Iban et Bic peuvent être des champs texte standard ou des champs qui pointent sur les cellules présentent dans la feuille 2 du fichier.

Si il n'y a pas de correspondance dans la feuille2, il est indiqué #N/A.

Code appellation = régime

Importer le fichier dans Orcadia

Depuis le menu Fichier / Importations / Aplon

Suivre les différentes étapes de l'importation

Etape 2 : sélection de l’établissement

L’établissement sélectionné par défaut et le code rattaché à cet établissement s’affichent.

Lors d’une première importation, il convient d’entrer un nouvel établissement et de saisir un code d’établissement.

Les informations concernant ce nouvel établissement seront renseignées après l’importation au moyen de la fonction Gestion / Etablissements.

Sélectionner le type d’établissement (Uniquement les bourses sont gérées avec Orcadia). Cette information ne sert que pour définir le "Cycle de bourse" des divisions créées.

Etape 3 : sélection des divisions et des régimes

L’étape 3 permet de sélectionner les divisions et les régimes à importer.

Lorsque l’importation concerne toutes les divisions, ne pas faire de choix dans la sélection des divisions.

Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton situé à droite du libellé « Choix des divisions à traiter » pour afficher la liste des divisions contenues dans le fichier extrait de Aplon et pouvoir sélectionner les divisions choisies.

Correspondance des régimes :

La liste des régimes détectés dans le fichier Aplon s’affiche dans la colonne "Fichier Aplon" du tableau.

L’utilisateur a donc la possibilité, pour chaque régime, d’importer ou de ne pas prendre en compte ce régime lors de l’importation. Par défaut, tous les régimes sont pris en considération (première colonne du tableau à Oui).

Pour ne pas prendre en compte un régime lors de l’importation, la colonne ‘Importer ?’ (première colonne du tableau) doit être à Non. Pour mettre cette rubrique à Non, se positionner sur le régime concerné et décocher la case située en-dessous de la liste.

Il convient ensuite de déterminer l’association entre les régimes de Aplon et les régimes d’Orcadia CS v2. En effet, chaque application a des désignations différentes pour les régimes et c’est à l’utilisateur de décider du lien entre les deux applications.

Pour chaque régime qui doit être traité lors de l’importation, il convient de renseigner le régime Orcadia CS v2 à associer.

Pour cela, se positionner sur le régime concerné et ouvrir la fenêtre de sélection située en-dessous de la liste des régimes. Dans cette fenêtre vont apparaître les différents régimes qui existent dans l’application Orcadia CS v2, cliquer sur le régime à affecter.

Lorsqu’un régime doit être traité et que le régime Orcadia CS v2 à associer n’est pas renseigné, les personnes importées conserveront le même régime que dans Aplon avec la même orthographe.

Si ce régime n’existe pas dans Orcadia CS v2, il sera créé lors de l’importation.

Etape 4 : affectation des badges

Entrer le numéro à partir duquel les badges doivent être affectés.

Le numéro proposé correspond au numéro suivant le plus grand numéro de badge attribué dans la base de données.

Les numéros de badge seront attribués un par un à partir du numéro choisi par l’utilisateur, sauf si le numéro est déjà affecté à une fiche.

Un numéro de badge est attribué à chaque fiche demi-pensionnaire, interne ou interne externé qui ne possède pas encore de numéro. Dans le cas d’un élève externe, la fiche est créée sans numéro de badge.

Dans certaines configurations, il convient d’affecter un badge à chaque fiche, y compris pour les externes (lors d’un contrôle d’accès à l’entrée de l’établissement par exemple).

Dans ce cas, il convient d’activer le paramètre ‘Affecter des badges aux externes’.

Etape 5 : mise à jour des rubriques

L’étape 5 permet de définir les modifications à apporter par rapport à la situation actuelle.

En effet, les nouvelles fiches seront créées mais les fiches déjà existantes doivent être mises à jour. C’est l’utilisateur qui détermine quels paramètres de la fiche doivent être modifiés.

Il y a possibilité de mettre à jour la division (avec l’établissement), le régime, les coordonnées civiles et les coordonnées financières du responsable.

Activer le ou les paramètres souhaités, sachant que ces paramètres s’appliqueront à chaque fiche concernée par la mise à jour du fichier Aplon.