Importation Sconet

L’importation des fichiers Sconet s’effectue en deux phases :

- extraction des données Sconet dans un fichier temporaire

- importation du fichier temporaire dans Orcadia CS v2

Extraction du fichier Sconet :

Dans le menu situé dans la partie gauche de l’écran, sélectionner la fonction Exploitation / Extractions / Personnalisées.

La liste des extractions déjà réalisées s’affiche.

Cliquer sur le bouton ‘Nouvelle extraction’ pour effectuer une nouvelle extraction de la base de données Sconet.

Si une extraction pour Orcadia CS v2 a déjà été faite correctement, vous pouvez directement sélectionner cette extraction dans la liste.

Entrer le titre de l’extraction et sa description. Un exemple de titre et de description est donné.

Cliquer sur le bouton ‘Suite’.

Sélectionner le choix du thème. Dérouler la liste de choix et sélectionner ‘Identification de l’élève’.

Les différentes rubriques liées à l’identification de l’élève s’affichent.

Pour sélectionner les rubriques, cliquer sur la rubrique souhaitée et sur le bouton ‘Ajouter’ situé entre les deux tableaux. Les rubriques sélectionnées apparaissent dans le tableau situé à droite.

Pour supprimer une rubrique sélectionnée à tort, cliquer sur cette rubrique et ensuite sur le bouton ‘Enlever’.

Pour le thème Identification de l’élève, sélectionner les rubriques suivantes :

- Nom

- Prénom 1

- Prénom 2 (facultatif)

- Prénom 3 (facultatif)

- Date de naissance

- INE

- Commune de naissance

- Pays de naissance

- Sexe

Lorsque toutes ces rubriques sont sélectionnées, choisir le thème ‘Scolarité actuelle’.

Lorsque le thème ‘Scolarité actuelle’ est sélectionné, les rubriques liées à ce thème s’affichent. Les rubriques déjà sélectionnées restent affichées

Pour le thème Scolarité actuelle, sélectionner les rubriques suivantes :

- Division

- Régime

- Doublement

Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.

Nota : La rubrique Régime se trouve à la fin de la liste des rubriques de la situation actuelle.

Choisir ensuite le thème ‘Resp. Legal1’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.

Pour le thème Responsable Légal 1, sélectionner les rubriques suivantes :

- Civilité resp. légal1

- Nom resp. légal1

- Prénom resp. légal1

- Ligne 1 Adresse légal1

- Ligne 2 Adresse légal1

- Commune resp. légal1

- Code postal resp. légal1

- Tel maison resp. légal1

- Courriel resp. légal1

- RIB légal1

Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.

Choisir ensuite le thème ‘Resp. Financier’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.

Pour le thème Responsable financier, sélectionner les rubriques suivantes :

- Civilité resp. financ.

- Nom resp. financ.

- Prénom resp. financ.

- Ligne 1 Adresse financ.

- Ligne 2 Adresse financ.

- Commune resp. financ.

- Code postal resp. financ.

- Tel maison resp. financ.

- Courriel resp. financ.

- RIB financ.

Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.

Choisir ensuite le thème ‘Bourse’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.

Pour le thème Bourse, sélectionner les rubriques suivantes :

- Type de bourse nat.

- Type de bourse clg.

- Taux bourse clg.

- Parts bourse nat.

Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.

Toutes les rubriques utiles à l’importation sont sélectionnées.

Cliquer sur le bouton ‘Suite’ pour continuer la procédure.

Toutes les rubriques sélectionnées apparaissent sous la forme d’une liste. Il est possible de définir un ordre de tri pour chaque rubrique.

Dans l’ordre de tri, entrer les valeurs suivantes :

- 1 pour la rubrique Division

- 2 pour la rubrique Nom

- 3 pour la rubrique Prénom 1

Poursuivre la procédure pour faire afficher le résultat de la sélection.

Le fichier contenant toutes les rubriques sélectionnées s’affiche à l’écran. Cliquer sur le bouton ‘Voir le résultat’ pour faire apparaître à l’écran les données extraites du fichier Sconet.

Lorsque ces données sont affichées, se positionner en bas de la liste et cliquer sur le bouton ‘Exporter’. Vérifier que le délimiteur soit bien le point virgule.

Un nom de fichier est proposé. Il est possible de le modifier. Sélectionner le lecteur et le répertoire d’accueil du fichier (lecteur de disquette, répertoire réseau, …).

Lorsque l’extraction du fichier Sconet et l’importation dans Orcadia CS v2 se font sur le même poste, le plus simple est d’extraire le fichier dans un répertoire du disque dur.

Dans le cas contraire, il est conseillé de copier le fichier sur une disquette. Sélectionner le lecteur A, insérer une disquette vierge formatée dans le lecteur de disquette.

Le fichier d’extraction Sconet est désormais présent sur le support sélectionné. Il convient à présent d’importer ces données dans l’application Orcadia CS v2.

Importation du fichier dans Orcadia CS v2 :

Avant de débuter la procédure d’importation, il convient d’effectuer une sauvegarde des données au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.

Lorsque la sauvegarde est effectuée, exécuter la fonction Fichier / Importation / Sconet.

La sélection des éléments liés à l’importation du fichier Sconet se déroule selon plusieurs étapes :

- choix du fichier à importer

- sélection de l’établissement

- filtre des divisions et des régimes

- affectation des badges

- mise à jour des rubriques

- vérification des paramètres sélectionnés et exécution

Lorsque les éléments de l’étape courante sont sélectionnés, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.

Les éléments sélectionnés s’affichent au fur et à mesure dans la partie droite de la fenêtre.

A tout moment, il est possible de revenir sur une ou plusieurs sélections au moyen du bouton Précédent.

Etape 1 : choix du fichier à importer

Renseigner le fichier Sconet à importer. Il convient d’entrer le chemin complet d’accès au fichier extrait de Sconet : lecteur, répertoire et sous répertoires, nom du fichier.

Il est conseillé de sélectionner le fichier au moyen de la fenêtre de recherche. Pour cela, cliquer sur le bouton situé juste à droite de la zone de saisie du nom du fichier Sconet à importer.

Une fenêtre de recherche s’ouvre et permet de sélectionner de manière simple le fichier concerné. Sélectionner dans un premier temps le lecteur, ensuite le répertoire et les sous-répertoires puis le fichier d’importation et cliquer sur le bouton Ouvrir.

Tous les éléments liés au chemin d’accès et au nom du fichier sélectionné s’affichent.

Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.

Après avoir cliqué sur le bouton Suivant, le fichier se charge. Un message avertit l’utilisateur de cet état.

Lorsque le fichier est conforme à la structure de fichier attendue, l’étape 2 s’affiche et la procédure se poursuit. Dans le cas contraire, la procédure est stoppée à ce niveau.

Etape 2 : sélection de l’établissement

L’établissement sélectionné par défaut et le code rattaché à cet établissement s’affichent.

Lors d’une première importation, il convient d’entrer un nouvel établissement et de saisir un code d’établissement.

Les informations concernant ce nouvel établissement seront renseignées après l’importation au moyen de la fonction Gestion / Etablissements.

Sélectionner le type d’établissement : lycée par défaut.

Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.

Etape 3 : filtre des divisions et des régimes

L’étape 3 permet de filtrer les divisions et les régimes à importer.

Pour les divisions, le filtre s’effectue sur le libellé de la division. Il est ainsi possible d’effectuer une importation par niveau ou par ensemble de classe.

Lorsqu’un ou plusieurs caractères sont entrés dans le filtre de la division, seules les divisions dont la désignation commence par les caractères saisis seront importées.

Exemple : pour importer uniquement les classe de première qui ont toutes un libellé qui commencent par le chiffre 1, il suffit d’entrer cette valeur. Seules les divisions dont le premier caractère est 1 seront importées.

Correspondance des régimes :

La liste des régimes détectés dans le fichier Sconet s’affiche dans la colonne ‘Fichier Sconet’ du tableau.

L’utilisateur a donc la possibilité, pour chaque régime, d’importer ou de ne pas prendre en compte ce régime lors de l’importation. Par défaut, tous les régimes sont pris en considération (première colonne du tableau à Oui).

Pour ne pas prendre en compte un régime lors de l’importation, la colonne ‘Importer ?’ (première colonne du tableau) doit être à Non. Pour mettre cette rubrique à Non, se positionner sur le régime concerné et décocher la case située en-dessous de la liste.

Il convient ensuite de déterminer l’association entre les régimes de Sconet et les régimes d’Orcadia CS v2. En effet, chaque application a des désignations différentes pour les régimes et c’est à l’utilisateur de décider du lien entre les deux applications.

Pour chaque régime qui doit être traité lors de l’importation, il convient de renseigner le régime Orcadia CS v2 à associer.

Pour cela, se positionner sur le régime concerné et ouvrir la fenêtre de sélection située en-dessous de la liste des régimes. Dans cette fenêtre vont apparaître les différents régimes qui existent dans l’application Orcadia CS v2, cliquer sur le régime à affecter.

Dans la copie d’écran ci-dessus, toutes les fiches qui ont le régime DP DAN dans Sconet auront le régime DP5 dans Orcadia CS v2.

Il est possible d’affecter le même régime Orcadia CS v2 à plusieurs régimes Sconet différents.

Associer un régime Orcadia CS v2 à chaque régime Sconet à traiter.

Lorsqu’un régime doit être traité et que le régime Orcadia CS v2 à associer n’est pas renseigné, les personnes importées conserveront le même régime que dans Sconet avec la même orthographe.

Si ce régime n’existe pas dans Orcadia CS v2, il sera créé lors de l’importation.

Lorsque tous les paramètres concernant les divisions et les régimes sont sélectionnés, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.

Etape 4 : affectation des badges

Entrer le numéro à partir duquel les badges doivent être affectés.

Le numéro proposé correspond au numéro suivant le plus grand numéro de badge attribué dans la base de données.

Les numéros de badge seront attribués un par un à partir du numéro choisi par l’utilisateur, sauf si le numéro est déjà affecté à une fiche.

Un numéro de badge est attribué à chaque fiche demi-pensionnaire, interne ou interne externé qui ne possède pas encore de numéro. Dans le cas d’un élève externe, la fiche est créée sans numéro de badge.

Dans certaines configurations, il convient d’affecter un badge à chaque fiche, y compris pour les externes (lors d’un contrôle d’accès à l’entrée de l’établissement par exemple).

Dans ce cas, il convient d’activer le paramètre ‘Affecter des badges aux externes’.

Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.

Etape 5 : mise à jour des rubriques

L’étape 5 permet de définir les modifications à apporter par rapport à la situation actuelle.

En effet, les nouvelles fiches seront créées mais les fiches déjà existantes doivent être mises à jour. C’est l’utilisateur qui détermine quels paramètres de la fiche doivent être modifiés.

Il y a possibilité de mettre à jour la division (avec l’établissement), le régime, les coordonnées civiles du responsable.

Activer le ou les paramètres souhaités, sachant que ces paramètres s’appliqueront à chaque fiche concernée par la mise à jour du fichier Sconet.

Lorsque les rubriques souhaitées ont été sélectionnées, cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure d’importation.

Etape 6 : vérification des paramètres sélectionnés et exécution

L’étape 6 permet de récapituler les étapes précédentes et de confirmer l’exécution de l’importation.

Vérifier les différents paramètres sélectionnés affichés dans la partie droite de la fenêtre.

Pour modifier un ou plusieurs paramètres, cliquer sur le bouton Précédent et revenir sur l’étape concernée.

Modifier le ou les paramètres et revalider chaque étape.

Lorsque toutes les sélections sont correctes, cliquer sur le bouton Lancer l’importation pour exécuter la procédure d’importation du fichier.

Lors du traitement des données, une jauge permet de vérifier l’avancement de la procédure. Laisser l’importation s’exécuter dans son intégralité.

A la fin de la procédure, un message en avertit l’utilisateur. Cliquer sur ce message puis fermer la fenêtre d’importation.

Pour obtenir la liste des fiches créées lors de l’importation, exécuter la fonction Etats / Général / Création de fiches

Il est possible d’effectuer plusieurs importations pour mettre à jour les fiches dans le courant de l’année scolaire. Les fiches déjà existantes seront mises à jour et les nouvelles fiches seront créées.