Créer une lettre personnalisée
Correspondance
entre les sélections et les codes affichés
Règles et syntaxe des
sélections (cadre "Critères de sélection" )
Description de certains champs
Archivage des courriers
envoyés
On
appel "champ" une désignation [....] destinée à être remplacée dans
la lettre imprimée.
Pour
afficher, en bas de la fenêtre, la description d'un champ, double cliquer sur
le champ dans le texte
Les désignations sont entourées par des guillemets
(ex : "DP 4 Jours")
Les valeurs numériques ne sont pas entourées de
guillemets.
Le séparateur décimale est un point ou une virgule
(20.20 ou 20,20)
Il y a une condition par ligne.
Les conditions s'ajoutent.
Exemples de
syntaxe de sélection
individus dont le nom du responsable n'est pas
renseigné
[CLASSIFICATION.Responsable]<>""
individus ou "Solde forfait est inférieur à
-10" et "Total bourses est supérieur à 0"
[RESTAURATION.FORFAIT.Solde]<-10
[BOURSES.Total
bourses]>0
Individu de régime "DP 4 Jours" et dont
solde forfait est supérieur ou égal à 20.20 euros
[CLASSIFICATION.Régime]="DP
4 Jours"
[RESTAURATION.FORFAIT.Solde]>=20.20
Nota
: 20,20 ou 20.20 sont correctes
Vous
pouvez rentrer des formules pour effectuer des opérations sur les champs.
Pour insérer ou modifier une formule vous pouvez, soit rentrer
directement la formule dans l'éditeur de lettre en respectant les règles
d'édition, soit utiliser l'éditeur de formules en cliquent sur le bouton
"formule".
Pour insérer une formule :
-Positionner vous dans l'éditeur de la
lettre à l'endroit ou vous souhaitez insérer la formule.
-Rentrer la formule directement dans
l'éditeur en respectant les règles de saisie.
ou
-Cliquer sur le bouton
"formule",
-Rentrer la formule : Pour
ajouter un champ à la formule, cliquer sur le champ souhaité dans la liste des
champs dans le cadre en bas à droite.
-cliquer éventuellement sur le
bouton "vérifier", pour vérifier la formule.
-cliquer sur le bouton
"insérer"
Pour modifier une formule :
-Modifier la formule directement
dans l'éditeur de la lettre
ou
-Sélectionner toute la formule
dans l'éditeur.
-Cliquer sur le bouton
"formule"
-Modifier la formule et cliquer
sur le bouton "insérer"
Pour vérifier une formule : cliquer sur le bouton
"vérifier".
Les "champs" sont remplacés par des valeurs
numériques quelconques et le calcul est fait.
Règles d'édition des formules :
-Une formule commence et se termine par le
caractère #.
-Une formule peut contenir des champs
qui renvoient un résultat numérique, des opérateurs ( + - * / ), et des parenthèses et des
fonctions (abs = valeur absolue, round = arrondi).
-Les règles de priorité des
opérateurs et parenthèses sont celles communément utilisées.
Règles particulières de syntaxe
:
-Une formule tel que : -([...]+[...]) doit s'écrire : –1*([...]+[...])
Exemples:
-Pour ajouter le montant du pour
le service produit et le montant du pour la restauration forfait, la formule est :
#[MTPRODUITS]+[MTBRUT]#
-Valeur absolue : #abs([MTPRODUITS]+[MTBRUT])#
-Pour afficher le pourcentage représenté
par les aides par rapport à la somme des aides et des bourses, pour la
déduction sur le porte monnaie ticket la formule est :
#[AIDESTICK]/([BOURSDEDTICK]+[AIDESTICK])*100#
[RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement forfait] :
Indique si un individu à la propriété
"Prélèvement"
activée.
[RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement
forfait]=1 --> Prélèvement activé
[RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement
forfait]=0 --> Prélèvement désactivé
Configuration
Si le module optionnel OrcadiaCSv2 de juin 2008 est installé, il est possible d'envoyer des courriers par mail.
Pour cela, configurer l'envoi par mail depuis la fenêtre des "paramètres généraux", onglet "paramétrage application", bouton "Courrier par mail: configuration".
Le seul paramètre indispensable est : Serveur SMTP.
Si le serveur SMTP requiert une authentification (en général ce n'est pas le cas), cocher la case correspondante et renseigner les paramètres "user" et "Password"
Vous pouvez choisir d'envoyer la lettre dans le corps du message ou en pièce jointe. Dans ce dernier cas, vous pouvez ajouter un message par défaut.
Si vous ne renseigner pas d'objet par défaut, l'objet du mail sera : le nom de l'établissement suivi de la désignation de la lettre.
Envoi du courrier
Les courriers sont envoyés depuis le menu "Etats / courriers"
A partir de la fenêtre d'envoi des courriers, vous pouvez sélectionner l'envoi par mail et l'impression.
Si vous choisissez "Visualiser avant l'impression ou l'envoi", vous pouvez pour chaque courrier, sélectionner de l'envoyer par mail et/ou de l'imprimer.
Vous pouvez annuler les envois et/ou les impressions
Vous pouvez désactiver les aperçus.
Lors de l'envoi du courrier, si le mail du responsable de l'individu n'existe pas vous pourrez le renseigner.
Adresse du mail
L'adresse du mail est celle du responsable, renseigné dans l'onglet "Responsable" de l'individu.
Lors de l'envoi d'un courrier par mail, si cette adresse n'est pas renseignée, elle vous sera demandée. Elle sera alors enregistrée comme adresse mail du responsable.
Gestion des courriers envoyés par mail
Pour permettre l'envoi de courrier archivés par mail il faut activer l'archivage des courrier.
Voir "Archivage des courriers envoyés"
Il est possible d'archiver tous les courriers envoyés.
Pour cela vous devez activer
l'archivage depuis la fenêtre "Paramètres généraux", onglet
"paramétrage Etats", cocher "Sauver les courriers
envoyés"
Nota : La base de données
"Courriers.gdb" doit être présente sur le serveur.
Les courriers archivés peuvent être
consultés depuis :
Ø La fiche individuelle, onglet "Historique" puis "Courriers"
Ø Le menu "Etats / Courriers archivés"
Ø L'état des courriers : cliquer sur le bouton Archive " -> "
Vous pouvez alors :
Ø Visualiser le courrier
Ø Réimprimer le courrier
Ø L'envoyer par mail si l'option "mail" est activée (voir
" Envoi de courrier par mail")