Créer une lettre personnalisée

 

Correspondance entre les sélections et les codes affichés  1

Règles et syntaxe des sélections (cadre "Critères de sélection" ) 1

Formules  1

Description  de certains champs  2

Envoi de courrier par mail 3

Archivage des courriers envoyés  4

 

 

On appel "champ" une désignation [....] destinée à être remplacée dans la lettre imprimée.

 

 

Correspondance entre les sélections et les codes affichés

Pour afficher, en bas de la fenêtre, la description d'un champ, double cliquer sur le champ dans le texte

 

Règles et syntaxe des sélections (cadre "Critères de sélection" )

 

Les désignations sont entourées par des guillemets (ex : "DP 4 Jours")

Les valeurs numériques ne sont pas entourées de guillemets.

Le séparateur décimale est un point ou une virgule (20.20 ou 20,20)

Il y a une condition par ligne.

Les conditions s'ajoutent.

 

Exemples de syntaxe de sélection

 

individus dont le nom du responsable n'est pas renseigné

        [CLASSIFICATION.Responsable]<>""

       

individus ou "Solde forfait est inférieur à -10" et "Total bourses est supérieur à  0"

        [RESTAURATION.FORFAIT.Solde]<-10

        [BOURSES.Total bourses]>0

 

Individu de régime "DP 4 Jours" et dont solde forfait est supérieur ou égal à 20.20 euros

        [CLASSIFICATION.Régime]="DP 4 Jours"

        [RESTAURATION.FORFAIT.Solde]>=20.20   

       

        Nota : 20,20 ou 20.20 sont correctes

 

 

Formules

 

Vous pouvez rentrer des formules pour effectuer des opérations sur les champs.

 

Pour insérer ou modifier une formule vous pouvez, soit rentrer directement la formule dans l'éditeur de lettre en respectant les règles d'édition, soit utiliser l'éditeur de formules en cliquent sur le bouton "formule".

 

Pour insérer une formule :

 

-Positionner vous dans l'éditeur de la lettre à l'endroit ou vous souhaitez insérer la formule.

 

-Rentrer la formule directement dans l'éditeur en respectant les règles de saisie.

ou

-Cliquer sur le bouton "formule",

-Rentrer la formule : Pour ajouter un champ à la formule, cliquer sur le champ souhaité dans la liste des champs dans le cadre en bas à droite.

-cliquer éventuellement sur le bouton "vérifier", pour vérifier la formule.

-cliquer sur le bouton "insérer"    

 

 

Pour modifier une formule :

 

-Modifier la formule directement dans l'éditeur de la lettre

         ou

-Sélectionner toute la formule dans l'éditeur.

-Cliquer sur le bouton "formule"

-Modifier la formule et cliquer sur le bouton "insérer"

 

Pour vérifier une formule : cliquer sur le bouton "vérifier".

Les "champs" sont remplacés par des valeurs numériques quelconques et le calcul est fait.

 

Règles d'édition des formules :

 

-Une formule commence et se termine par le caractère #.

-Une formule peut contenir des champs qui renvoient un résultat numérique, des opérateurs ( + - *  / ), et des parenthèses et des fonctions (abs = valeur absolue, round = arrondi).

-Les règles de priorité des opérateurs et parenthèses sont celles communément utilisées.

 

Règles particulières de syntaxe :

 

-Une formule tel que : -([...]+[...]) doit s'écrire : 1*([...]+[...])

 

Exemples:

 

-Pour ajouter le montant du pour le service produit et le montant du pour la restauration  forfait, la formule est  :  #[MTPRODUITS]+[MTBRUT]#

 

-Valeur absolue : #abs([MTPRODUITS]+[MTBRUT])#

 

-Pour afficher le pourcentage représenté par les aides par rapport à la somme des aides et des bourses, pour la déduction sur le porte monnaie ticket la formule est :

#[AIDESTICK]/([BOURSDEDTICK]+[AIDESTICK])*100#

 

 

Description  de certains champs

 

 [RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement forfait] : Indique si un individu à la propriété

"Prélèvement" activée.

 

[RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement forfait]=1 --> Prélèvement activé

[RESTAURATION.FORFAIT.Prélèvement forfait]=0 --> Prélèvement désactivé

 

 


 

Envoi de courrier par mail

 

Configuration

 

Si le module optionnel OrcadiaCSv2 de juin 2008 est installé, il est possible d'envoyer des courriers par mail.

Pour cela, configurer l'envoi par mail depuis la fenêtre des "paramètres généraux", onglet "paramétrage application", bouton "Courrier par mail: configuration".

 

Le seul paramètre indispensable est : Serveur SMTP.

 

Si le serveur SMTP requiert une authentification (en général ce n'est pas le cas), cocher la case correspondante et renseigner les paramètres "user" et "Password"

 

 

Vous pouvez choisir d'envoyer la lettre dans le corps du message ou en pièce jointe. Dans ce dernier cas, vous  pouvez ajouter un message par défaut.

 

Si vous ne renseigner pas d'objet par défaut, l'objet du mail sera : le nom de l'établissement suivi de la désignation de la lettre.

 

 

 

 

Envoi du courrier

 

Les courriers sont envoyés depuis le menu "Etats / courriers"

 

A partir de la fenêtre d'envoi des courriers, vous pouvez sélectionner l'envoi par mail et l'impression.

 

 

Si vous choisissez "Visualiser avant l'impression ou l'envoi", vous pouvez pour chaque courrier, sélectionner de l'envoyer par mail et/ou de l'imprimer.

Vous pouvez annuler les envois et/ou les impressions

Vous pouvez désactiver les aperçus.

 

 

 

 

Lors de l'envoi du courrier, si le mail du responsable de l'individu n'existe pas vous pourrez le renseigner.

 

 

 

 

Adresse du mail

L'adresse du mail est celle du responsable, renseigné dans l'onglet "Responsable" de l'individu.

Lors de l'envoi d'un courrier par mail, si cette adresse n'est pas renseignée, elle vous sera demandée. Elle sera alors enregistrée comme adresse mail du responsable.

 

Gestion des courriers envoyés par  mail

 Pour permettre l'envoi de courrier archivés par mail il faut activer l'archivage des courrier.

Voir "Archivage des courriers envoyés"

 

 

Archivage des courriers envoyés

 

Il est possible d'archiver tous les courriers envoyés.

Pour cela vous devez activer l'archivage depuis la fenêtre "Paramètres généraux", onglet "paramétrage Etats", cocher "Sauver les courriers envoyés"

 

Nota : La base de données "Courriers.gdb" doit être présente sur le serveur.

 

Les courriers archivés peuvent être consultés depuis :

Ø      La fiche individuelle, onglet "Historique" puis "Courriers"

Ø      Le menu "Etats / Courriers archivés"

Ø      L'état des courriers : cliquer sur le bouton Archive " -> "

 

Vous pouvez alors :

Ø      Visualiser le courrier

Ø      Réimprimer le courrier

Ø      L'envoyer par mail si l'option "mail" est activée (voir " Envoi de courrier par mail")