Importation
Sconet
L’importation des fichiers Sconet s’effectue en deux phases :
- extraction des données Sconet dans un fichier temporaire
- importation du fichier temporaire dans Orcadia CS v2
Extraction du fichier Sconet :
Dans le menu situé dans la partie gauche de l’écran, sélectionner la fonction Exploitation / Extractions / Personnalisées.
La liste des extractions déjà réalisées s’affiche.
Cliquer sur le bouton ‘Nouvelle extraction’ pour effectuer une nouvelle extraction de la base de données Sconet.
Entrer le titre de l’extraction et sa description.
Un exemple de titre et de description est donné. Entrer une référence qui permettra d’identifier l’extraction du fichier et de la réutiliser pour les prochaines extractions.
Ne pas renseigner les critères de sélection et cliquer sur le bouton ‘Suite’.
Sélectionner le choix du thème. Dérouler la liste de choix et sélectionner ‘Identification de l’élève’.
Les différentes rubriques liées à l’identification de l’élève s’affichent.
Pour sélectionner les rubriques, cliquer sur la rubrique souhaitée et sur le bouton ‘Ajouter’ situé entre les deux tableaux. Les rubriques sélectionnées apparaissent dans le tableau situé à droite.
Pour supprimer une rubrique sélectionnée à tort, cliquer sur cette rubrique et ensuite sur le bouton ‘Enlever’.
Pour le thème Identification de l’élève, sélectionner les rubriques suivantes :
- Nom
- Prénom 1
- Prénom 2
- Prénom 3
- Date de naissance
- INE
- Commune de naissance
- Pays de naissance
- Sexe
Lorsque toutes ces rubriques sont sélectionnées, choisir le thème ‘Scolarité actuelle’.
Lorsque le thème ‘Scolarité actuelle’ est sélectionné, les rubriques liées à ce thème s’affichent. Les rubriques déjà sélectionnées restent affichées
Pour le thème Scolarité actuelle, sélectionner les rubriques suivantes :
- Division
- Régime
Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.
La rubrique Régime se trouve à la fin de la liste des rubriques de la situation actuelle.
Choisir ensuite le thème ‘Responsables’. Toutes les rubriques qui dépendent de ce thème s’affichent.
Pour le thème Responsables, sélectionner les rubriques suivantes :
- Civilité resp.
- Nom resp.
- Prénom resp.
- Commune resp.
- Code postal resp.
- Tel maison resp.
Cliquer sur le bouton Ajouter pour sélectionner chaque rubrique.
Toutes les rubriques utiles à l’importation sont sélectionnées.
Cliquer sur le bouton ‘Suite’ pour continuer la procédure.
Toutes les rubriques sélectionnées apparaissent sous la forme d’une liste. Il est possible de définir un ordre de tri pour chaque rubrique.
Dans l’ordre de tri, entrer les valeurs suivantes :
- 1 pour la rubrique Division
- 2 pour la rubrique Nom
- 3 pour la rubrique Prénom 1
Poursuivre la procédure pour faire afficher le résultat de la sélection.
Le fichier contenant toutes les rubriques sélectionnées s’affiche à l’écran. Cliquer sur le bouton ‘Exporter’ pour extraire ces données sous forme de fichier.
Entrer le nom du fichier souhaité.
Sélectionner le lecteur et le répertoire d’accueil du fichier.
Lorsque l’extraction du fichier Sconet et l’importation dans Orcadia CS v2 se font sur le même poste, le plus simple est d’extraire le fichier dans un répertoire du disque dur.
Dans le cas contraire, il est conseillé de copier le fichier sur une disquette. Sélectionner le lecteur A, entrer le nom de fichier souhaité et insérer une disquette vierge formatée dans le lecteur de disquette.
Le fichier d’extraction Sconet est désormais présent sur le support sélectionné. Il convient à présent d’importer ces données dans l’application Orcadia CS v2.
Importation du fichier dans Orcadia CS v2 :
Les différents régimes existants sous Sconet sont Externe, demi-pension, interne et interne externé. Il est possible de définir un lien entre le régime Sconet et le régime à affecter sous Orcadia CS v2 lors de l’importation. Pour cela, sélectionner la fonction Gestion / Régimes.
Le régime qui devra être affecté par défaut à toutes les fiches définies comme demi-pensionnaire sous Sconet devra comporter le code Demi-pension.
Il en est de même pour les autres régimes. Ce code régime d’importation est unique et ne peut être affecté qu’à un seul régime.
Si aucun régime n’est associé à un code utilisé lors de l’importation, le régime sera créé avec le code et affecté aux fiches.
L’utilisateur devra ensuite définir les paramètres liés aux régimes générés par l’importation.
Exemple : si le régime DP 5 JOURS doit être affecté par défaut à tous les demi-pensionnaires, il convient de renseigner DEMI PENSION dans la rubrique ‘Code importation régime’.
Avant de débuter la procédure d’importation, il convient d’effectuer une sauvegarde des données au moyen de la fonction Fichier / Sauvegarde.
Lorsque la sauvegarde est effectuée, exécuter la fonction Fichier / Importation / Sconet.
La sélection des éléments liés à l’importation du fichier Sconet se déroule selon plusieurs étapes :
- choix du fichier à importer
- sélection de l’établissement
- filtre des divisions et des régimes
- affectation des badges
- mise à jour des rubriques
- vérification des paramètres sélectionnés et exécution
Lorsque les éléments de l’étape courante sont sélectionnés, cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Les éléments sélectionnés s’affichent au fur et à mesure dans la partie droite de la fenêtre.
A tout moment, il est possible de revenir sur une ou plusieurs sélections au moyen du bouton Précédent.
Etape 1 : choix du fichier à importer
Renseigner le fichier Sconet à importer. Il convient d’entrer le chemin complet d’accès au fichier extrait de Sconet : lecteur, répertoire et sous répertoires, nom du fichier.
Il est conseillé de sélectionner le fichier au moyen de la fenêtre de recherche. Pour cela, cliquer sur le bouton situé juste à droite de la zone de saisie du nom du fichier Sconet à importer.
Une fenêtre de recherche s’ouvre et permet de sélectionner de manière simple le fichier concerné. Sélectionner dans un premier temps le lecteur, ensuite le répertoire et les sous-répertoires puis le fichier d’importation et cliquer sur le bouton Ouvrir.
Tous les éléments liés au chemin d’accès et au nom du fichier sélectionné s’affichent.
Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.
Etape 2 : sélection de l’établissement
L’établissement sélectionné par défaut et le code rattaché à cet établissement s’affichent.
Lors d’une première importation, il convient d’entrer un nouvel établissement et de saisir un code d’établissement.
Les informations concernant ce nouvel établissement seront renseignées après l’importation au moyen de la fonction Gestion / Etablissements.
Sélectionner le type d’établissement : lycée par défaut.
Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Etape 3 : filtre des divisions et des régimes
L’étape 3 permet de filtrer les divisions et les régimes à importer.
Pour les divisions, le filtre s’effectue sur le libellé de la division. Il est ainsi possible d’effectuer une importation par niveau ou par ensemble de classe.
Lorsqu’un ou plusieurs caractères sont entrés dans le filtre de la divisions, seules les divisions dont la désignation commence par les caractères saisis seront importées.
Exemple : pour importer uniquement les classe de première qui ont toutes un libellé qui commencent par le chiffre 1, il suffit d’entrer cette valeur. Seules les divisions dont le premier caractère est 1 seront importées.
Choisir ensuite le ou les régimes à importer.
Par défaut, tous les régimes sont sélectionnés. Il est conseillé de laisser ce paramètre ainsi.
Cliquer sur le bouton Suivant pour passer à l’étape suivante.
Etape 4 : affectation des badges
Entrer le numéro à partir duquel les badges doivent être affectés.
Le numéro proposé correspond au numéro suivant le plus grand numéro de badge attribué dans la base de données.
Les numéros de badge seront attribués un par un à partir du numéro choisi par l’utilisateur, sauf si le numéro est déjà affecté à une fiche
Un numéro de badge est attribué à chaque fiche demi-pensionnaire, interne ou interne externé qui ne possède pas encore de numéro. Dans le cas d’un élève externe, la fiche est créée sans numéro de badge.
Dans certaines configurations, il convient d’affecter un badge à chaque fiche, y compris pour les externes (lors d’un contrôle d’accès à l’entrée de l’établissement par exemple).
Dans ce cas, il convient d’activer le paramètre ‘Affecter des badges aux externes’.
Cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure.
Etape 5 : mise à jour des rubriques
L’étape 5 permet de définir les modifications à apporter par rapport à la situation actuelle.
En effet, les nouvelles fiches seront créées mais les fiches déjà existantes doivent être mises à jour. C’est l’utilisateur qui détermine quels critères de la fiche doivent être modifiés.
Il y a possibilité de mettre à jour la division (avec l’établissement), le régime, les coordonnées civiles du responsable.
Activer le ou les paramètres souhaités, sachant que ces paramètres s’appliqueront à chaque fiche concernée par la mise à jour du fichier Sconet.
Lorsque les rubriques souhaitées ont été sélectionnées, cliquer sur le bouton Suivant pour continuer la procédure d’importation.
Etape 6 : vérification des paramètres
sélectionnés et exécution
L’étape 6 permet de récapituler les étapes précédentes et de confirmer l’exécution de l’importation.
Vérifier les différents paramètres sélectionnés affichés dans la partie droite de la fenêtre.
Pour modifier un ou plusieurs paramètres, cliquer sur le bouton Précédent et revenir sur l’étape concernée.
Modifier le ou les paramètres et revalider chaque étape.
Lorsque toutes les sélections sont correctes, cliquer sur le bouton Lancer l’importation pour exécuter la procédure d’importation du fichier.
Lors du traitement des données, une jauge permet de vérifier l’avancement de la procédure. Laisser l’importation s’exécuter dans son intégralité.
A la fin de la procédure, un message en avertit l’utilisateur. Cliquer sur ce message puis fermer la fenêtre d’importation.
Pour obtenir la liste des fiches créées lors de l’importation, exécuter la fonction Etats / Général / Création de fiches
Il est possible d’effectuer plusieurs importations pour mettre à jour les fiches dans le courant de l’année scolaire. Les fiches déjà existantes seront mises à jour et les nouvelles fiches seront créées.