Aide Module optionnel 2011
Activation des options du module
Restriction des modes de paiement à
afficher dans le bordereau de remise de chèques
Possibilité de sélectionner un
compte dans l’encaissement des badges jetables
Prélevement automatique sur les
services Produits annexes,
Photocopie,Cafétéria
Gestion des comptes dans les
virements
Messages d'avertissement à la
validation d'un encaissement
Remplacer les RIB par les IBAN
Archivage des passages supprimés
Activation des options du module
Lors de l'installation , la fenêtre "Module OCSv2" s'affiche. Elle vous permet d'activer ou non les différentes options du module.
Si vous activez "Gestion des IBAN à la place de RIB" la fenêtre permettant de créer les IBAN à partir des RIB des individus s'affichera.
Le bouton "Tous les modules" vous permet d'accéder aux propriétés des modules installés des autres années.
La fenêtre "Module OCSv2" est aussi accessible
depuis OrcadiaCsv2, menu Fichier / paramètres généraux, onglet "Application"
et cliquer sur le bouton "Module optionnel 2011"
Nota : si un module n'est pas installé, il n'apparait pas dans la liste (dans l'exemple ci en dessous le module 2010 n'est pas installé)
Options du modules 2011
Ces options sont
toutes activées en cochant "Options du modules
2011"
Restriction des modes de paiement à afficher dans le bordereau de remise de chèques
Pour restreindre les
modes affichés, aller dans le menu "Fichier/paramètres généraux /Onglet
Etats/Bouton "Bordereau de remise de chèques : Mode à afficher
"
Liste des débiteurs du
trimestre suivant :
Possibilité d’éditer
une liste des débiteurs théoriques pour le trimestre suivant en fonction des
avances et des encaissements déjà affectés sur le trimestre suivant.
Dans l'état des
soldes, sélectionner "Trimestre suivant",
dans la sélection du trimestre.
Cocher ou non "Prise en compte du solde antèrieur"
Nota : cette sélection n'est pas possible si le trimestre courant est le 3ieme trimestre
Possibilité de sélectionner un compte dans l’encaissement des badges jetables
Sélectionner un compte existant dans la boîte de sélection des comptes.
La sélection faite est proposée par défaut pour les encaissements suivants.
Prélevement automatique sur les services Produits annexes, Photocopie,Cafétéria
Les prélevements automatiques peuvent être maintenant faits sur tous les services.
Le prélevement automatique consiste à effectuer un prélèvement sur le compte bancaire du responsable du montant restant dû par l'individu.
Pour cela les coordonnées bancaires du responsable (et notamment son RIB ou IBAN) doivent être renseignées.
Le prélèvement automatique doit être activé pour chaque individu et pour chaque "service" de l'individu.
Pour cela , ouvrir la fiche indiviuelle dans l'onglet "Situation" et cocher la case "Prélèvement" des différents onglets (Cafétéria, produits, ...)
Ouvrir la fenêtre des "Prélèvement automatique" (menu Finances/prélèvement automatique",
Sélectionner éventuellement les individus à prélever (sachant que seul les individus dont "Prélevement" est coché dans la fiche individuelle seront traités)
Sélectionner les services à prélever.
Pour les options concernant la restauration forfait et Ticket, voir le manuel d'aide de OrcadiaCSv2.
La case à cocher simulation permet de vérifier que les
coordonnées bancaires sont renseignées pour les individus à prélever.
Cas des "Produits annexes"
S'il y a plusieurs produits, un encaissement est fait pour chaque produit.
Nota : Si le porte monnaie produit a un "payé non affecté" non nul, et qu'il n'y a qu'un seul produit à solder, ce montant sera viré (Mouvement de type "Virement produit non affecté") sur le produit à solder.
Responsable "prélèvement"
Il
est possible de définir un "responsable prélèvement"
différent du "responsable".
Si le "responsable prélèvement"
est renseigné pour un individu, ce sont les coordonnées financières (RIB ou
IBAN, Organisme, compensation) de ce responsable qui seront utilisées pour la
procédure de "prélèvement automatique" sinon ce sont
celles du responsable.
Pour activer le responsable prélèvement au niveau de
l'application, aller dans "Paramètres
généraux / Onglet Finances" et cocher la case "responsable
.. prélèvement ...".
Pour un individu, si le responsable
"prélèvement" est différent du "responsable",
renseigner les coordonnées du
"responsable prélèvement" dans l'onglet "responsable /
prélèvement" de la fiche individuelle.
Etat "responsable prélèvement":
Pour afficher les responsables
"prélèvements" (s'il existe et que son RIB/IBAN est renseigné), dans
l'état des responsables, cocher la case "Responsable
"Prélèvement" s'il existe". S'il n'existe pas,
c'est le responsable principal qui est affiché.
Gestion des comptes dans les virements
Il sera désormais
possible de gérer des comptes dans les virements internes sur une même fiche ou
entre plusieurs fiches.
Messages d'avertissement à la validation d'un encaissement
Des messages de confirmation seront affichés :
- Si le mode n'est pas renseigné
- Si le montant est négatif
- Si le compte n'est pas renseigné.
Pour activer ce message il faut cocher dans l'onglet "finances" de la fenêtre "paramètres généraux" (menu Fichier / paramètres généraux") la case à cocher "Avertissement sur l'absence de comptes dans les mouvements ".
- En cas de modification d'un mouvement.
Etat des reconstatations
L'état des reconstatations affiche toutes les reconstatations par individu depuis le menu "Etat/ général / reconstatation".
Remplacer les RIB par les IBAN
Les RIB des responsables et de (des) l'établissement(s) pourront être remplacés par des IBAN.
Nota : Même si les "disquettes
de paiement" n'acceptent pas encore les IBAN, vous pouvez passer en mode
IBAN. Les disquettes de paiement pourront
toujours être faites au format "RIB" (à choisir lors de leur
édition). En effet , le RIB est
toujours présent dans le code IBAN.
(IBAN = FRXX + RIB (si code pays = FR))
Si l'option est cochée, le champ affiché dans l'onglet responsable de la fiche individuelle sera l'IBAN (le RIB ne sera plus affiché).
Lors de l'activation de la propriété "Gérer les IBAN à la place des RIB" vous pouvez transformer les RIB des responsables et des établissements en IBAN.
Vous pouvez aussi le faire plus tard par le menu "utilitaire / RIB vers IBAN" .
Nota : Le code Pays permettant de transformer les RIB en
IBAN est par défaut "FR" (pour
"France"). Vous pouvez le changer si vous êtes dans un autre pays. Si
seuls quelques individus ont un code pays différents, vous devrez renseigner
leur IBAN manuellement.
Fenêtre : transformer RIB en IBAN
Nota : Le code pays par défaut (FR pour France par
défaut) est enregistré dans la base de données.
L'IBAN se saisit manuellement pour les individus dans l'onglet "Responsable" directement dans le champ ou en cliquant sur le bouton "->"
Si la valeur que vous renseignez correspond à un RIB valide, il sera automatiquement transformé en IBAN.
L'IBAN est aussi affiché sous forme de RIB dans le champ RIB. Vous pouvez saisir le RIB au lieu de l'IBAN. l'IBAN sera automatiquement calculé avec le code pays par défaut. Si le code pays est différent vous devrez saisir l'IBAN et non le RIB.
Pour activer ou désactiver l'affichage du champ RIB -> menu "fichier / paramètres généraux / Onglet finances / case à cocher "En mode "IBAN", afficher aussi les RIB". Cette option est activée par défaut)
Code BIC
Le code BIC peut être déduit du code banque et du code guichet de l'IBAN (ou du RIB) à partir d'une liste (de la base de données) qui associe ces trois paramètres.
Lorsque vous renseignez un IBAN dans la fiche individuelle, si un code BIC de la liste BIC correspond aux codes banque et guichet de l'IBAN, il sera automatiquement renseigné, sinon vous devrez renseigner le code BIC manuellement (Le nouveau code BIC sera enregistré dans la liste avec le code banque et le code guichet de l'IBAN. La liste est ainsi enrichie à chaque nouvelle saisie)
Nota : Si
vous n'avez pas le code BIC, vous pouvez l'obtenir à partir du RIB sur un site
Internet de conversion RIB vers BIC.
(Exemple : Le site de BNP Paribas : http://migrationsepa.bnpparibas.fr/webapp/calculette.do)
ou auprès de votre banque.
La liste des Code BIC enregistrés est accessible depuis le menu "utilitaire/IBAN BIC/code BIC".
Code IBAN de l'établissement
Il faut aussi renseigner le code IBAN de l'établissement à la place du code RIB.
Code IBAN des mouvements (virements, remboursements, bourses)
Les nouveaux mouvements stockeront la valeur de l'IBAN.
Pour les anciens mouvements de type prélèvement, remboursement, .. ou le RIB avait été enregistré , il est possible de transformer les RIB en IBAN à partir d'une date donnée. Voir "Fenêtre : transformer RIB en IBAN" ci-dessus.
Archivage des passages supprimés
Si l'option est activée, les passages seront archivés.
Ils pourront être édités à partir d'un état : menu Etat/Passages/Restauration/Passages Supprimés ou Etat/Passages/ Passages Supprimés