Le programme de synchronisation, installé sur un poste du réseau administratif ayant accès à la base de données OrcadiaCSv2, synchronise les données du serveur WEB avec la base OrcadiaCSv2.

Ø Récupération des encaissements fait sur le serveur WEB (par défaut toutes les 1 minute)

Ø Si le module "Réservation est installé" : récupération des réservations faites (par défaut toutes les 1 minute)

Ø Mises à jour des élèves (solde restauration notamment) (par défaut toutes les 2 heures)

Ø Ce programme tourne en permanence. Aucune action n’est nécessaire.

Le programme se met en icône à côté de l’heure

Le programme envoi automatiquement les élèves dont le login et le mot de passe sont renseignés.

Dans OrcadiaCSv2 : gérer les login de connexion des élèves

Créer des "logins / mot de passe" pour les individus

Les élèves enregistrés sur le site WEB sont ceux dont les propriétés « login / mot de passe » sont renseignées.

Il y a un « login / mot de passe » par élève.

Renseigner ces propriétés à partir de l’onglet « Information » de la fiche individuelle ou à partir de la fenêtre « Login des individus » (menu gestion / login des individus)

Cette fenêtre permet aussi d’envoyer un mail au responsable avec le login et le lien de connexion au site WEB.

Les logins et mot de passe envoyés par l’établissement sont des logins d’initialisation. L’individu peut par la suite changer son login et mot de passe sur l’onglet « Compte » du site WEB. S’il les a perdus il doit redemander le login d’initialisation à l’établissement.

Importer des logins et mot de passe existants

Il est possible d'importer des données existantes de login au sein de votre établissement (exemple : login de connexion windows d'un individu au PC de l'établissement, ect ...)

Afficher la liste des logins / mot de passe

Vous pouvez éditer la liste des logins depuis le menu « Etat / Informations / login et mot de passe »

Envoi des logins de connexion au site WEB par courrier (avis aux familles, …) ou par mail

Dans les lettres personnalisées les champs « login » , « mot de passe » et « Adresse site web » permettent de transmettre les données de connexions au responsable.

Gérer les logins / mot de passe, connexion au site WEB

La fenêtre de gestion des logins vous permet :

Ø De visualiser les logins et mot de passes et de les modifier

Ø De modifier les adresses mails

Ø D’envoyer des mails de login

Ø De visualiser les individus qui ce sont déjà connectés au site WEB.

Ø D’accéder au site WEB : en cliquant sur le lien « http://dmi-webservices.com/..... »

Envoyer les logins de connexion par mail

Vous pouvez envoyer les logins de connexion par mail en créant une lettre personnalisée dans OrcadiaCSv2 ou directement depuis la fenêtre de gestion des logins (menu gestion / login des individus)

Sélectionner un individu et faites un clique droit (ou depuis menu « mail »), cliquez sur « Envoyer un mail de login au responsable ».

Vous devez pour envoyer des mails aux responsables, soit :

- renseigner leur mail dans l’onglet « Responsable » de la fiche individuel.

- Importer les mails des responsables depuis SCONET ou SIECLE

- Configurer les paramètres pour l’envoi de mails dans OrcadiaCSv2 (voir chapitre Annexes/Configuration des paramètres du compte mail)

Imprimer des étiquettes avec les login set les mot de passe

Il est possible d'imprimer des étiquettes à distribuer aux élèves depuis le menu Etat/Informations/Etiquettes login - passe .

Vous pouvez régler le nombre et la taille de chaque étiquette depuis le bouton "Mise en page"

Paiement

Voir les paiement effectués sur PAYBOX

La paiement en ligne est réalisé via l'interface de paiement PAYBOX.

Si le client a renseigné son mail de contact depuis l'onglet "Compte" il recevra un ticket de paiement de la part de PAYBOX.

Vous recevrez aussi un ticket de paiement de PAYBOX pour chaque opération ainsi qu'un mail récapitulatif journalier.

Vous pouvez accéder à l'ensemble des paiements effectués et gérer votre compte PAYBOX depuis l'interface "Back-office commerçant" : https://admin.paybox.com avec le login que vous a fourni PAYBOX.

Vérifier que les paiements enregistrés sur PAYBOX le sont dans Orcadia

Le programme de synchronisation de OrcadiaCS récupère automatiquement les encaissements (toutes les 1 minute) et les enregistre dans OrcadiaCS.

Il est cependant souhaitable de vérifier une fois par semaine la correspondance entre la liste des encaissements enregistrés par PAYBOX et la liste des encaissements enregistrés dans OrcadiaCS (Menu Etat / Encaissements / Sélectionner le mode "<CB_Internet>")

Pour cela , éditer la liste des encaissements de mode "<CB_Internet>" sur la période donnée et éditer la liste des paiement sur cette période sur l'interface PAYBOX ci au dessus.

Vous ne retrouvez pas un paiement PAYBOX dans Orcadia

Vérifier que le paiement est bien dans la liste des paiements PAYBOX à partir de l'interface PAYBOX (Voir chapitre précédent)

Noter la référence de la commande sur le ticket de paiement ou l'interface PAYBOX.

Vous devez enregistrer manuellement l'encaissement dans Orcadia. Pour cela il vous faut retrouver l'individu associé. Suivez la procédure suivante :

Allez sur le site WEB directement ou à partir d'Orcadia (Menu Gestion / login des individus)

Connectez vous au site web en mode administrateur (login = admin - passe défaut = 314159)

Aller dans l'onglet Outils et saisissez la référence du paiement

Saisissez le paiement dans Orcadia (voir ci après)

Saisie manuelle de tickets d’encaissement WEB dans OrcadiaCS

Si un encaissement PAYBOX n'était pas présent dans OrcadiaCSv2 pour une raison quelconque (programme de synchronisation arrêté, problème d'accès à internet, …) vous pouvez réaliser un encaissement manuel dans OrcadiaCS.

Pour éviter que l’encaissement ne soient réenregistrés (par exemple lors de la relance du programme de synchronisation) il faut que vous renseignez dans la référence de l’encaissement, la référence du ticket de paiement WEB, et le mode <CB_Internet>.

Nota : Si le programme de synchronisation récupère un enregistrement qui existe déjà, il indique :

17:56:41 : - Un encaissement (num : 49151) ayant cette référence (97) existe déjà

Les paiements CB sur le relevé de compte de votre Banque

Voici un exemple de relevé de compte de la trésorerie.

il correspond au paiement Paybox :

Synchronisation des données

Les données du serveur WEB sont synchronisées de manière asynchrone (tous les N minutes) avec la base de données OrcadiaCSv2 grâce au programme de synchronisation OCSSynchro installé sur un poste du réseau administratif.

Synchronisation des encaissements

Le programme de synchronisation récupère les encaissements (par défaut toutes les minutes). Il enregistre les encaissements dans OrcadiaCSv2 avec le mode <CB_Internet> .

La référence de l’encaissement dans OrcadiaCSv2 correspond à la « référence de la commande » présente sur le ticket de paiement (Exemple : Ref commande:97.)

Lorsqu’un individu se connecte au site WEB, les informations le concernant sont envoyées au site WEB (dans les 20 sec après sa connexion)

Synchronisation des individus

Les informations attachées à un individu, et notamment le solde du porte monnaie de restauration, sont synchronisées plusieurs fois par jour.

Suivant le délai défini (toutes les N heures), les individus sont synchronisés (Soldes, passages, encaissements, …)

Pour les passages, on ne synchronise que les passages du mois courant ou des 7 derniers jours.

Une fois par jour, avant 5 heures du matin, on envoi tous les individus qui ont un login (sauf tempo et sans régime) – On envoi que les logins et porte monnaies.

Synchronisation des passages

Afin de ne pas surcharger les échanges de données, tous les passages ne sont pas envoyés à chaque opération.

Lorsque qu'in individu se connecte, on envoi les passages du mois courant ou des 7 derniers jours.

Lors de l'envoi périodique des infos des individus tous les n heures, on envoi les passages des du mois courant ou des 7 derniers jours.

Lors de la commande manuelle "Envoyer un élève", on envoi les passages des 90 derniers jours.

Configuration « Administrateur » Sur le site WEB

Login administrateur de l’établissement

En se connectant avec un login « Administrateur » l’établissement peut configurer certains paramètres.

Par défaut ce login est login = admin et passe = 314159

Réservation de repas

Lorsque la réservation est activée, un onglet "Réservation" apparait.

Il y a 2 modes de réservation :

Ø Réservation pour le prochain repas : L'individu ne choisi pas la date du repas réservé.

Ø Réservation pour un jour donné : l'individu choisi le jour du repas réservé (mode par défaut)

En mode "Réservation pour le prochain repas" il faut renseigner dans OrcadiaCSv2 (paramètres généraux / restauration / réservation / Utiliser la correspondances des jours") les données qui définissent les heures de réservations (à voir avec DMI Systèmes)

Jours de heures de réservations

Les délais de réservations sont fixés par la fenêtre ci en dessous

En configurant le "Planning de réservations"

En mode réservation hebdomadaire, le paramètre "Début" n'est pas pris en compte.

Paramètre : La réservation peut être faite jusqu'à N jours dans le futur

Si le mode est réservation "hebdomadaire" ce paramètre détermine jusqu'à quand la réservation est possible. Si non renseigné, la valeur par défaut est 21j.

Paramètre : La réservation doit être faite N jours avant le repas

Il est possible d'imposer de réserver N jours à l'avance. Lorsque ce paramètre est renseigné, le paramètre "Fin" et "Heure fin" du planning de réservation n'est pas pris en compte.

La valeur par défaut est 0 jours.

Réservation et congés

Il est possible de renseigner des périodes de congés pendant lesquelles ils n'est pas possible de réserver un repas.

En mode "réservation pour le prochain repas" le repas sera réservé pour le jour suivant la fin des congés.

Renseignez les congés à partir de dans OrcadiaCSv2 (paramètres généraux / restauration / réservation /Bouton Congés ).

Fonctionnement sur Smartphone

Avec l'option Smartphone, l'application WEB est aussi accessible depuis un Smartphone.

L'accès à l'application depuis un Smartphone se fait comme depuis un PC, en tapant l'adresse http://resto-scolaire.fr/nometablissement ou http://dmi-webservices.com/index.php?etab=XXX dans le navigateur WEB du Smartphone.

L'utilisateur crée ensuite un raccourci vers cette page WEB sur l'écran d'accueil de son Smartphone.

Annexes

Envoi de courrier par mail

Configuration des paramètres du compte mail

Si le module optionnel OrcadiaCSv2 de juin 2008 est installé, il est possible d'envoyer des courriers par mail.

Pour cela, configurez l'envoi par mail depuis la fenêtre des "paramètres généraux", onglet "paramétrage application", bouton "Courrier par mail: configuration".

Le seul paramètre indispensable est : Serveur SMTP.

Si le serveur SMTP requiert une authentification (en général ce n'est pas le cas), cochez la case correspondante et renseignez les paramètres "user" et "Password"

Vous pouvez choisir d'envoyer la lettre dans le corps du message ou en pièce jointe. Dans ce dernier cas, vous pouvez ajouter un message par défaut.

Si vous ne renseignez pas d'objet par défaut, l'objet du mail sera : le nom de l'établissement suivi de la désignation de la lettre.

Envoi du courrier

Les courriers sont envoyés depuis le menu "Etats / courriers"

A partir de la fenêtre d'envoi des courriers, vous pouvez sélectionner l'envoi par mail et/ou l'impression.

Si vous choisissez "Visualiser avant l'impression ou l'envoi", vous pouvez pour chaque courrier, sélectionner de l'envoyer par mail et/ou de l'imprimer.

Vous pouvez annuler les envois et/ou les impressions Vous pouvez désactiver les aperçus.

Lors de l'envoi du courrier, si le mail du responsable de l'individu n'existe pas vous pourrez le renseigner.

Mail des responsables

L'adresse du mail est celle du responsable, renseigné dans l'onglet "Responsable" de l'individu. Lors de l'envoi d'un courrier par mail, si cette adresse n'est pas renseignée, elle vous sera demandée. Elle sera alors enregistrée comme adresse mail du responsable.

Gestion des courriers envoyés par mail

Pour permettre l'envoi de courriers archivés par mail il faut activer l'archivage des courriers. Voir "Archivage des courriers envoyés"

Archivage des courriers envoyés

Il est possible d'archiver tous les courriers envoyés.

Pour cela vous devez activer l'archivage depuis la fenêtre "Paramètres généraux", onglet "paramétrage Etats", cocher "Sauver les courriers envoyés"

Nota : La base de données "Courriers.gdb" doit être présente sur le serveur. Les courriers archivés peuvent être consultés depuis :

La fiche individuelle, onglet "Historique" puis "Courriers" Le menu "Etats / Courriers archivés"

L'état des courriers : cliquer sur le bouton Archive " -> "

Vous pouvez alors : Visualiser le courrier Réimprimer le courrier

L'envoyer par mail si l'option "mail" est activée (voir " Envoi de courrier par mail")

Ajout d'un logo

Pour que le logo de l'établissement apparaisse dans la page WEB, il faut mettre une image au format dans le dossier "logos" du site WEB. Si l'ID de l'établissement est 15, le fichier doit se nommer "15.png"